QmDMS
Inhaltsverzeichnis
- 1 Zugang zu QmDMS
- 2 Anwendung aufrufen
- 3 Hinweis
- 4 Dokumente
- 5 Favoriten
- 6 Nachweisdokumente
- 7 Vorlagen
Zugang zu QmDMS
Füllen sie bei dem IKT Antrag den Abschnitt QmDMS aus.
- zur Neueinrichtung eines Zugangs zu QmDMS setzen sie ein Kreuz bei Einrichtung
- wenn der Benutzer Dokumente erstellen und hochladen soll machen sie ein Kreuz bei Dokumente hochladen bzw. einpflegen
- geben sie bei Gruppen zu welcher Gruppe/welchen Gruppen der Benutzer gehören soll. Die Angabe ist optional. Der Benutzer ist standardmäßig in der Gruppe "alle"
- Machen sie ein Kreuz bei Freigabe wenn sie die Berechtigung zum Freigeben von Dokumenten benötigen
- bei einer Änderungen setzen sie ein Kreuz bei Änderung
- zum Löschen des Zugangs machen sie ein Kreuz bei Löschung ab und geben sie das Datum an
Anwendung aufrufen
Die Anwendung QmDMS ist eine Web-Anwendung. Starten sie einen Browser und rufen sie folgenden Link auf
https://apps.neuearbeit.de/QmDMS
Melden sie sich mit den Zugangsdaten, die sie von der EDV erhalten haben an.
Hinweis
Bei der aktuellen Version des QmDMS ist das Menü oben platziert. In der nachfolgenden Anleitung ist das Menü auf der linken Seite. Das ändert jedoch nichts an der Funktion und der Gültigkeit der Anleitung.
Dokumente
Aufruf
Die Ansicht Dokumente ist die Startansicht nach erfolgreicher Anmeldung. Sie sehen dort die Dokumente entsprechend ihren Benutzerrechten.
Dokument herunterladen
Dokument zu Favoriten hinzufügen
Das Dokument wird zur Ansicht Favoriten hinzugefügt. Falls das Dokument bereits bereits als Favorit existiert erhalten sie eine Meldung.
Die Dokumente in der Ansicht Favoriten sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht Dokumente verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird müssen sie die neue Version nicht erneut zu den Favoriten hinzufügen. In der Ansicht Favoriten wird immer die neueste Version angezeigt.
Dokumentenarten
Für das QmDMS sind verschiedene Dokumentenarten definiert, welche in der Datei "SNA-IB-00223-V01_Definition Dokumentenarten QmDMS" aufgelistet sind. Laden Sie diese Datei herunter im QmDMS um die jeweilige Definitionsbeschreibung zu erhalten wie auch hierunter in der Tabelle dargestellt.
| Dokumentenart | Definition | Abkürzung |
|---|---|---|
| Prozessdarstellung | Ein, auf der "Vorlage Prozessdarstellung-SNA" , beschriebener Prozess | PD |
| Arbeitsanweisung | In einer Arbeitsanweisung werden spezifische Anforderungen an einen oder mehrere Vorgänge bzw. einen Prozess beschrieben | AA |
| Checkliste | Eine Checkliste ist ein Fragenkatalog oder eine Prüfliste mit einer Sammlung von Fragen bzw. relevanten Kriterien zu einem bestimmten Thema. Ziel einer Checkliste ist es, durch die "Befragung" von ausführenden Personen einen gewünschten Zustand herbeizuführen oder den aktuellen Sachstand einer Sitation zu ermitteln. | CL |
| Formblatt | Als Formblatt werden alle standardisierten Vordrucke (Dateivorlagen) bezeichnet die durch Eintragungen zu ergänzen sind. | FB |
| Informationsblatt | Als Informationsblatt werden alle Dokumente bezeichnet, die Informationen über bestimmte Fragen, Prozesse oder Ähnliches erhalten. | IB |
| Qualitätsmanagementhandbuch | In einem Qualitätsmanagementhandbuch sind Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem im Unternehmensverbund Neue Arbeit spezifiziert. | QMH |
| Vereinbarung / Vertrag | Als Vereinbarung / Vertrag wird alles bezeichnet was einer bindenden Verabredung gleich kommt und somit juristisch belastbar ist.Vereinbarungen / Verträge bilden die Grundlage für weitere Zusammenarbeit. | VB |
| Richtlinie | Im Unternehmensverbund Neue Arbeit stellt eine Richtlinie verbindliche Regeln dar, die den Umgang mit einer Sache vorgeben. | RL |
| Dienstvereinbarung | Bei einer Dienstvereinbarung handelt es sich um eine, zwischen dem Sozialunternehmen Neu Arbeit gGmbH und der Mitarbeitervertretung gemeinsam beschlossene Vereinbarung, die Rechte, Pflichten und verbindliche Normen für alle Bedienstesten festlegt.. | DV |
| Rechtsgrundlagen | Rechtgrundlagen sind allgemeine Grundlagen die auf Handeln, Dulden oder Unterlassen verweisen und sich auf den Unternehmensverbund Neue Arbeit auswirken. z.B. Betriebsanweisungen. | RG |
Datensatz erstellen
Zum Erstellen eines neuen Dokumenteneintrages im QmDMS auf den Schaltfläche
. Es wird eine neue Zeile ganz oben in der Tabelle angelegt.
Füllen sie notwendigen Spalten aus. Nachfolgend finden sie eine Aufstellung der Spalten.
| Spaltenbezeichnung | Beschreibung | Wert |
|---|---|---|
| Typ | Symbol des Dateityps (Word, Excel, PDF, ...), wird erst nach Anhängen eines Dokuments engezeigt | |
| Mandant | Unternehmen des SNA-Verbundes für welches das Dokument gültig ist. Der Mandant kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. | 
|
| Dokumentenart | Klassifizierung des Dokuments. Die Dokumentenart kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. | 
|
| DokumentNr. | Die Dokumentnummer wird vom System vergeben und ist eindeutig. | |
| Name | Der Dokumentname ist frei editierbar, sollte aber den Inhalt des Dokuments sinnvoll beschreiben. | |
| Version | Die Version wird vom System vergeben, beginnend ab Version V01. Eine neue Version wird wie in Neue Version erstellen beschrieben erstellt. | |
| extern | Legt fest ob es sich um ein Dokument des SNA Verbundes oder um ein externes Dokument handelt. | ja/nein |
| gültig bis | Legt die Gültigkeit des Dokuments fest. | Datum |
| Entwurf | Hier kann angegeben werden ob sich das Dokument noch in der Entwurfsphase befindet. | ja/nein |
| Erstellung von | Der Ersteller des Dokuments kann aus einer Liste ausgewählt werden. | 
|
| Erstellung am | Hier wird das Erstellungsdatum angegeben. | Datum |
| Freigabe anfordern von | Hier können sie die Person auswählen, die das Dokument freigeben soll. | 
|
| Freigabe von | Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button  eingetragen. Freigeben darf nur die Person, von der die Freigabe angefordert wurde.Ausnahme sind Benutzer mit dem Rechte "Fremdfreigabe". |
|
| Freigabe am | Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button eingetragen. |
|
| verantwortlich | Hier kann die Person ausgewählt werden, die für das Dokument verantwortlich ist (Pflege, Gültigkeit, ...). |
|
| Schlagwörter | Dem Dokument können mehrere Schlagwörter zugeordnet werden. Das kann das Filtern/Suchen erleichtern. Die Schlagwörter können durch Klicken an-/abgewählt werden. |
|
| Rechte schreiben | Hier geben sie an welche Benutzer/Gruppen Schreibrechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Schreibrechte auf den angemeldeten Benutzer beschränkt und müssen entsprechend erweitert werden. | 
|
| Rechte lesen | Hier geben sie an welche Benutzer/Gruppen Leserechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Leserechte auf die Gruppe "alle" gesetzt, so dass alle Benutzer lesenden Zugriff auf das Dokument haben. Sie können die Leserechte durch Auswahl entsprechender Benutzer/Gruppen einschränken. | Auswahl wie bei Rechte schreiben (s.o) |
| benachrichtigen | Hier können sie Benutzer auswählen, die bei Änderungen per Mail benachrichtigt werden. | |
| Dok.-schutz | Hier können sie angeben ob das Dokument bei dem Herunterladen mit einem Dokumentenschutz (nur Ausfüllen von Formularen) versehen wird. Voreinstellung ist "ja". | ja/mein |
| Bemerkung | Ein freies Text für weitere Informationen/Hinweise zu dem Dokument. | |
| Vollständiger Dokumentname | Hier wird der vollständige Dokumentname bestehend aus Dokumentenschlüssel und Name angezeigt. | |
 |
Beim Klicken auf dieses Symbol wird in einem Fenster die Änderungshistorie des Dokumentendatensatzes angezeigt. |
Wenn sie alle nötigen Felder ausgefüllt haben müssen sie den neuen Eintrag noch 
.
Solange in einer oder mehreren Spalte noch ein rotes 
mit Fehlermeldung angezeigt wird lässt sich der Dokumenteneintrag nicht speichern.
Beseitigen sie alle Fehlermeldung um den Dokumenteneintrag zu können.
Dokument aus einer Vorlage erstellen
Wählen sie im Menu Vorlage die entsprechende Datei des gewünschten Mandanten zu ihrer weiteren Bearbeitung. Achten sie dabei auf das richtige Format, z.B. Quer- oder Hochformat. In dem Feld Beschreibung sind die gesetzte Standards kurz aufgelistet. Die Dateivorlage für Qualitätsmanagement sollte ausschliesslich für typische QM Dokumente verwendet werden.
Durch doppelklicken der Zeile oder selektieren der Schaltfläche "Herunterladen" wird ihnen die ausgewählte Dateivorlage zum Öffnen mit der zugeordneten Anwendung angeboten.
Die Vorlagen haben eine vordefinierte Formatierung, welche nicht geändert werden sollte. In Word werden die gesetze Schrift (Trebuchet MS) und jeweilige Schriftgrößen in dem geöffneten Dokument angezeigt. Des weiteren sind in der Kopf- und Fußzeile bereits das jeweilige Logo und den Dokumentenschlüssel vorbehalten.
In Exceldokumente muss den Dokumentenschlüssel manuell in der Fußzeile eingefügt werden und wegen der Schrift (Trebuchet MS) und passende Schriftgröße angepaßt werden.
Dokument formatieren in Word
Die Formatierung eines Word Dokuments ist vorgegeben und in den vorhandenen Vorlagen im QmDMS bereits enthalten. Als Beispiel sind die verschiedene Schriftgrößen in der Schrift, Trebuchet MS , für Titel, Überschrift,Hervorhebung oder normaler Text in Textfelder dargestellt. Dies gilt auch für die Nummerierung oder Aufzählung. In den Tab „Formatvorlagen“ im Menu „Start“ können diese vordefinierte Formate ausgewählt und aktiviert werden (siehe Screenshot).
Ebenso sind die Bereiche Kopf- und Fußzeile vordefiniert und enthalten z.B. Dokumententitel, Logo, Dokumentenschlüssel oder Seitennummerierung. Diese erscheinen auf jeder Seite. Sollte aber in der Fußzeile nur auf der ersten Seite noch ein Text eingefügt und angezeigt werden, dann sollten folgende Schritte befolgt werden:
- Fügen sie den Text in die Fußzeile ein, indem sie doppelt auf den unteren Rand der Seite klicken (siehe Screenshot)
- Wechseln sie in den Tab "Seitenlayout" und klicken Sie auf "Umbrüche".
- Wählen Sie hier den Punkt "Nächste Seite". Diese Voreinstellung ist notwendig, damit die Fußzeile später nur auf einer Seite angezeigt wird (siehe Screenshot).
- Wenn auf den nächsten Seiten die Fußzeile erscheint, klicken sie wiederum doppelt darauf. Entfernen sie oben im Tab unter "Entwurf" den Haken bei "Mit vorheriger verknüpfen" (siehe Screenshot).
- Anschließend können sie den Inhalt der Fußnote auf der Seite löschen, auf der die Fußzeile nicht angezeigt werden soll (siehe Screenshot).
Dokument anhängen
Nachdem sie wie in Datensatz erstellen beschrieben einen neuen Dokumenteneintrag erstellt haben müssen sie nun noch das zugehörige Dokument (Word, Excel, PDF, ...) zu dem Dokumenteneintrag hinzufügen.
Verwenden sie für Vorgaben in Word unbedingt die Dokumente aus den Vorlagen:
- dort ist in der Fusszeile bereits der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel hinterlegt
- die Vorgaben haben dann ein einheitliches Design
Dokumentenschlüssel
Bei Word-Dokumenten (doc, docx) kann das QmDMS den Dokumentenschlüssel (SNA-VB-...) beim Herunterladen des Dokuments in die Fußzeile eintragen, wenn sie für den Dokumentenschlüssel den Platzhalter %Dokumentenschluessel% einfügen.
Das Ersetzen des Dokumentenschlüssels in dem Dokument funktioniert momentan nur bei Word-Dokumenten, wird aber mittelfristig auf Excel- und PowerPoint-Dateien erweitert.
Dokument hochladen
Vor dem Hochladen eines Dokumentes zu einem Dokumenteneintrag muss der Dokumenteneintrag gespeichert sein.
Der Name, bis auf die Erweiterung (doc, docx, pdf, ...) des hochzuladenden Dokuments ist vollkommen unerheblich. Der Dokumentname wird beim Herunterladen durch die Eintragungen Mandant, Dokumentenart, ... in dem Dokumenteneintrag gebildert.
Laden sie das Dokument unbedingt ohne Dokumentenschutz hoch. Bei aktiviertem Dokumentenschutz kann der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel nicht ersetzt werden.
Es öffnet sich ein Windows-Dateidialog. Wählen sie dort das Dokument aus, dass angehängt werden soll.
Jetzt müssen sie nur noch auf 
klicken um die Datei zu dem Dokumenteneintrag hochzuladen.
In der ersten Spalte "Typ" sehen sie anhand des Symbols, dass dem Dokumenteneintrag eine Datei zugeordnet ist und welchen Dateityp sie hat.
Neue Version erstellen
Um bei einer Änderung eine neue Version des Dokumentes zu erstellen wählen sie den Dokumenteneintrag und klicken sie auf 
Es wird oben in der Tabelle ein neuer Dokumenteneintrag erstellt.
Die Versionsnummer wird um eins erhöht und folgende Spalten werden übernommen:
- Mandant
- Dokumentenart
- DokumentNr.
- Name
- extern
- Rechte schreiben
- Rechte lesen
- Dok.-schutz
Um den neuen Dokumenteneintrag zu speichern müssen noch folgende Pflichtfelder ausgefüllt werden:
- Erstellung von
- Freigabe anfordern von
- verantwortlich
Wenn sie die Daten vervollständigt haben müssen sie die neue Version des Dokumenteneintrags noch .
Originaldokument herunterladen
Wenn sie eine neue Version eines Dokuments erstellen ist es sinnvoll mit der Originaldatei der Vorgängerversion zu arbeiten, da bei dem heruntergeladenen Dokument der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel ersetzt und der Dokumentenschutz aktiviert ist. Sie können die hochgeladene Originaldatei in dem Menü 
herunterladen.
Dokument hochladen
Um die Erstellung der neuen Version abzuschließen müssen sie nun noch das neue Dokument zu dem Dokumenteneintrag hochladen, siehe Dokument hochladen.
Dokument freigeben
Ein Dokument freigeben darf immer nur die Person, die bei "Freigabe anfordern von" eingetragen ist.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem sie die Freigabe bestätigen müssen.
Nach dem Bestätigen der Freigabe wird das Feld "Freigabe anfordern von" geleert.
Filtern
Mit dem Filter können sie die Dokumente nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Mandant, Dokumentenart, ... filtern.
Es kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
- Mandant (Mehrfachauswahl)
- SNA = Soz.unt. Neue Arbeit gGmbH
- Ni = NintegrA gGmbH
- NAD = Neue Arbeit Dienstleistungsagentur
- EBI = Esslinger Beschäftigungsinitiative
- UvNA = Unternehmensverbund Neue Arbeit
- Dokumentenart (Mehrfachauswahl)
- Prozessdarstellung
- Arbeitsanweisung
- Checkliste
- Formblatt
- Informationsblatt
- Qualitätmanagementhandbuch
- Vereinbarung / Vertrag
- Richtlinie
- Rechtsgrundlagen
- Dokumentname
- Sie können beim Suchtext das Zeichen * für beliebige Zeichen verwenden, z.B. *vertrag findet alle Dokumentname, die mit "vertrag" enden
- Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt
- In der Auswahlliste über dem Suchtextfeld können sie angeben wie gesucht werden soll
- enthält - der Suchtext kann sich an beliebiger stelle im Dokumentname befinden
- beginnt mit - findet alle Dokumente bei denen der Name mit dem Suchtext beginnt
- endet mit - findet alle Dokumente bei denen der Name mit dem Suchtext endet
- exakt - der Dokumentname muss exakt dem Suchtext entsprechen
- Schlagworte
- Klicken sie auf die Häkchenbox links neben "Schlagworte" um die Schlagwortsuche zu aktivieren
- Sie können festlegen ob alle Schlagworte in dem Dokumenteneintrag müssen oder mindestens eines
- Sie können mehrere Schlagworte durch Klicken auswählen, Klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn aus der Auswahl
- Version
- Sie können angeben ob nur die aktuelle Version (Voreinstellung) oder alle Versionen der Dokumente angezeigt werden
- Entwurf
- nein - zeigt nur Dokumente an, die nicht im Entwurfsmodus sind (Voreinstellung)
- ja - zeigte alle Dokumente im Entwurfsmodus an
- alle - zeigte alle Dokumente unabhängig vom Entwurfsmodus an
- Extern
- nein - zeigt nur interne Dokumente an
- ja - zeigt nur externe Dokumente an
- alle - zeigt alle Dokumente an (Voreinstellung)
Favoriten
In der Ansicht "Favoriten" können sie sich häufig benötigte Dokumente anzeigen lassen. Um Dokumente in die Favoriten aufzunehmen müssen sie in die Ansicht Dokumente wechseln. Die Vorgehensweise ist im Abschnitt Dokument zu Favoriten hinzufügen beschrieben.
In der Ansicht Favoriten gibt es nur 2 Aktionen. Bevor sie eine Aktion ausführen müssen sie einen Eintrag in der Liste auswählen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
 |
Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht Dokumente im Abschnitt Dokument herunterladen |
 |
entfernt den ausgewählten Eintrag von den Favoriten |
Die Dokumente in der Ansicht Favoriten sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht Dokumente verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird müssen sie die neue Version nicht erneut zu den Favoriten hinzufügen. In der Ansicht Favoriten wird immer die neueste Version angezeigt.
Nachweisdokumente
In der Ansicht "Nachweisdokumente" werden ausgefüllte Dokumente hochgeladen, deren Vorlagen aus der Ansicht Dokumente stammen, z.B. Protokolle.
In der Ansicht Nachweisdokumente stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor sie eine Aktion ausführen müssen sie einen Eintrag in der Liste auswählen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
|
Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht Dokumente im Abschnitt Dokument herunterladen |
|
Speichert alle Änderungen die in der Tabelle gemacht wurde. In der Ansicht "Nachweisdokumente" können jedoch nur Änderungen in der Spalte "Leserechte" vorgenommen werden. Alle anderen Daten in den Spalten ergeben sich aus dem hochgeladenen Dokument. |
|
entfernt den ausgewählten Eintrag von den Nachweisdokumenten |
 |
öffnet ein Fenster zum Hochladen eines Nachweisdokuments, siehe Nachweisdokument hochladen |
Nachweisdokument hochladen
Um ein Nachweisdokument hochzuladen klicken sie auf . Es öffnet sich ein Fenster.
Das System versucht nun den Dokumentenschlüssel der Datei zu ermitteln:
- Das System prüft ob der Dokumentenschlüssel in dem Feld "Betreff" der Word Dokumenteneigenschaften vorhanden ist. Wenn sie ein Dokument aus der Ansicht Dokumente herunterladen wird der Dokumentenschlüssel dort eingetragen.
- Das System versucht den Dokumentenschlüssel aus dem Dateinamen zu ermitteln:
- Wenn das System den Dokumentenschlüssel nicht ermitteln kann müssen sie den Dokumentenschlüssel manuell eingaben:
Wenn der Dokumentenschlüssel erkannt wurde oder sie ihn manuell eingegeben haben müssen sie noch auf 
klicken um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen.
Die Leserechte werden von dem entsprechenden Eintrag (Dokumentenschlüssel) der Ansicht Dokumente übernommen, wenn das System den Dokumentenschlüssel erkennt. Sie können die Leserechte aber jederzeit anpassen.
Vorlagen
Die Ansicht Vorlagen dient zum Ablegen von Dokumentvorlagen für QM-Dokumente, Briefvorlagen, PowerPoint-Vorlagen und Logos.
In der Ansicht Vorlagen stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor sie eine Aktion ausführen müssen sie einen Eintrag in der Liste auswählen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
|
Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht Dokumente im Abschnitt Dokument herunterladen |
|
Speichert alle Änderungen die in der Tabelle gemacht wurde. In der Ansicht Vorlagen können jedoch nur Änderungen in der Spalte "Beschreibung" vorgenommen werden. Alle anderen Daten in den Spalten ergeben sich aus dem hochgeladenen Dokument. |
|
entfernt den ausgewählten Eintrag von den Vorlagen |
|
öffnet ein Fenster zum Hochladen einer Vorlage, siehe Vorlage hochladen |
Vorlage hochladen
Um ein Vorlage hochzuladen klicken sie auf . Es öffnet sich ein Fenster.
Die Datei wird in das Feld "Datei" übernommen. Wählen sie nun noch die Vorlagenart aus:
- Dateivorlage QM
- Briefvorlage
- Logo
- Powerpoint Vorlagen
Optional können sie noch eine Beschreibung eingeben.
Klicken sie abschließend auf um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen.
