QmDMS

Zugang zu QmDMS

Füllen Sie bei dem IKT Antrag den Abschnitt QmDMS aus.

IKT Antrag - Abschnitt QmDMS

• zur Neueinrichtung eines Zugangs zu QmDMS setzen Sie ein Kreuz bei Einrichtung
  • wenn der Benutzer Dokumente erstellen und hochladen soll, machen Sie ein Kreuz bei Dokumente hochladen bzw. einpflegen
  • geben Sie bei Gruppen an, zu welcher Gruppe/welchen Gruppen der Benutzer gehören soll. Die Angabe ist optional. Der Benutzer ist standardmäßig in der Gruppe "alle"
• Machen Sie ein Kreuz bei Freigabe, wenn Sie die Berechtigung zum Freigeben von Dokumenten benötigen
• bei einer Änderungen setzen Sie ein Kreuz bei Änderung
• zum Löschen des Zugangs machen Sie ein Kreuz bei Löschung ab und geben Sie das Datum an

Anwendung aufrufen

Die Anwendung QmDMS ist eine Web-Anwendung. Starten Sie einen Browser und rufen Sie folgenden Link auf

https://apps.neuearbeit.de/QmDMS

Melden Sie sich mit den Zugangsdaten an, die Sie von der EDV erhalten haben an.

Dokumente

Aufruf

Die Ansicht Dokumente ist die Startansicht nach erfolgreicher Anmeldung. Sie sehen dort die Dokumente entsprechend Ihren Benutzerrechten.

Abbildung 1: Ansicht Dokumente

Seitenanfang

Dokumentenarten

Für das QmDMS sind verschiedene Dokumentenarten definiert, welche in der Datei "SNA-IB-00223-V01_Definition Dokumentenarten QmDMS" aufgelistet sind. Laden Sie diese Datei im QmDMS herunter, um die jeweilige Definitionsbeschreibung zu erhalten, wie in dieser Tabelle dargestellt.

Dokumentenart	Definition	Abkürzung
Prozessdarstellung	Ein, auf der "Vorlage Prozessdarstellung-SNA" , beschriebener Prozess	PD
Arbeitsanweisung	In einer Arbeitsanweisung werden spezifische Anforderungen an einen oder mehrere Vorgänge bzw. einen Prozess beschrieben	AA
Checkliste	Eine Checkliste ist ein Fragenkatalog oder eine Prüfliste mit einer Sammlung von Fragen bzw. relevanten Kriterien zu einem bestimmten Thema. Ziel einer Checkliste ist es, durch die "Befragung" von ausführenden Personen einen gewünschten Zustand herbeizuführen oder den aktuellen Sachstand einer Sitation zu ermitteln.	CL
Formblatt	Als Formblatt werden alle standardisierten Vordrucke (Dateivorlagen) bezeichnet, die durch Eintragungen zu ergänzen sind.	FB
Informationsblatt	Als Informationsblatt werden alle Dokumente bezeichnet, die Informationen über bestimmte Fragen, Prozesse oder Ähnliches erhalten.	IB
Qualitätsmanagementhandbuch	In einem Qualitätsmanagementhandbuch sind Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem im Unternehmensverbund Neue Arbeit spezifiziert.	QMH
Vereinbarung / Vertrag	Als Vereinbarung / Vertrag wird alles bezeichnet, das einer bindenden Verabredung gleich kommt und somit juristisch belastbar ist. Vereinbarungen / Verträge bilden die Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.	VB
Richtlinie	Im Unternehmensverbund Neue Arbeit stellt eine Richtlinie verbindliche Regeln dar, die den Umgang mit einer Sache vorgeben.	RL
Dienstvereinbarung	Bei einer Dienstvereinbarung handelt es sich um eine zwischen dem Sozialunternehmen Neu Arbeit gGmbH und der Mitarbeitervertretung gemeinsam beschlossene Vereinbarung, die Rechte, Pflichten und verbindliche Normen für alle Bedienstesten festlegt..	DV
Rechtsgrundlagen	Rechtgrundlagen sind allgemeine Grundlagen, die auf Handeln, Dulden oder Unterlassen verweisen und sich auf den Unternehmensverbund Neue Arbeit auswirken. z.B. Betriebsanweisungen.	RG

Seitenanfang

Filtern & Suchen

Mit dem Filter können Sie die Dokumente nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Mandant, Dokumentenart, ... filtern.

Abbildung 2: Dokumente filtern

Es kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

• Dokumentname
  • Sie können beim Suchtext das Zeichen * für beliebige Zeichen verwenden, z.B. *vertrag findet alle Dokumentnamen, die mit "vertrag" enden
  • Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt
  • In der Auswahlliste über dem Suchtextfeld können Sie angeben, wie gesucht werden soll
    • enthält - der Suchtext kann sich an beliebiger Stelle im Dokumentname befinden
    • beginnt mit - findet alle Dokumente, bei denen der Name mit dem Suchtext beginnt
    • endet mit - findet alle Dokumente, bei denen der Name mit dem Suchtext endet
    • exakt - der Dokumentname muss exakt dem Suchtext entsprechen

• Schlagworte
  • Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben "Schlagworte", um die Schlagwortsuche zu aktivieren
  • Sie können festlegen, ob alle Schlagworte in dem Dokumenteneintrag enthalten sein müssen oder mindestens eines
  • Sie können mehrere Schlagworte durch Klicken auswählen, klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn wieder aus der Auswahl

• Dokumentnummer
  • Geben Sie hier die Nummer des Dokuments ein, sofern Sie Ihnen bekannt ist. Voranstehende Nullen können weggelassen werden (Dokument 00012 wird sowohl gefunden wenn Sie nach 12, als auch wenn Sie nach 00012 suchen.

• Mandant (Mehrfachauswahl)
  • SNA = Sozialunternehmen Neue Arbeit gGmbH
  • Ni = NintegrA gGmbH
  • NAD = Neue Arbeit Dienstleistungsagentur GmbH
  • EBI = Esslinger Beschäftigungs-Initiative gGmbH
  • UvNA = Unternehmensverbund Neue Arbeit

• Dokumentenart (Mehrfachauswahl)
  • Prozessdarstellung
  • Arbeitsanweisung
  • Checkliste
  • Formblatt
  • Informationsblatt
  • Qualitätsmanagementhandbuch
  • Vereinbarung / Vertrag
  • Richtlinie
  • Dienstvereinbarung
  • Rechtsgrundlagen

• Gültigkeit
  • Hier können Sie nach alle Dokumente suchen lassen oder wahlweise nur gültige oder ungültige

• verantwortlich
  • Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben "verantwortlich", um die Suche nach der für ein Dokument verantwortlichen Person zu aktivieren
  • Sie können mehrere Personen durch Klicken auswählen, klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn wieder aus der Auswahl

• Freigabe anfordern von
  • Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben "Freigabe anfordern von", um die Suche nach der Person die ein Dokument freigegeben hat zu aktivieren
  • Sie können mehrere Personen durch Klicken auswählen, klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn wieder aus der Auswahl

• Version
  • Sie können angeben, ob nur die aktuelle Version (Voreinstellung) oder alle Versionen der Dokumente angezeigt werden

• Entwurf
  • nein - zeigt nur Dokumente an, die nicht im Entwurfsmodus sind (Voreinstellung)
  • ja - zeigt alle Dokumente im Entwurfsmodus an
  • alle - zeigt alle Dokumente unabhängig vom Entwurfsmodus an

• Extern
  • nein - zeigt nur interne Dokumente an
  • ja - zeigt nur externe Dokumente an
  • alle - zeigt alle Dokumente an (Voreinstellung)

Seitenanfang

Dokument herunterladen

Abbildung 3: Dokument herunterladen

Seitenanfang

Dokument zu Favoriten hinzufügen

Abbildung 4: Dokument zu Favoriten hinzufügen

Das Dokument wird zur Ansicht Favoriten hinzugefügt. Falls das Dokument bereits als Favorit existiert erhalten Sie eine Meldung.

Die Dokumente in der Ansicht Favoriten sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht Dokumente verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird, müssen Sie die neue Version nicht erneut zu den Favoriten hinzufügen. In der Ansicht Favoriten wird immer die neueste Version angezeigt.

Seitenanfang

Favoriten

In der Ansicht "Favoriten" können Sie sich häufig benötigte Dokumente anzeigen lassen. Um Dokumente in die Favoriten aufzunehmen, müssen Sie in die Ansicht Dokumente wechseln. Die Vorgehensweise ist im Abschnitt Dokument zu Favoriten hinzufügen beschrieben.

Abbildung 5: Ansicht Favoriten

In der Ansicht Favoriten gibt es nur 2 Aktionen. Bevor Sie eine Aktion ausführen müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen:

Aktion	Beschreibung
	Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht Dokumente im Abschnitt Dokument herunterladen
	Entfernt den ausgewählten Eintrag von den Favoriten

Die Dokumente in der Ansicht Favoriten sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht Dokumente verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird, müssen Sie die neue Version nicht erneut zu den Favoriten hinzufügen. In der Ansicht Favoriten wird immer die neueste Version angezeigt.

Seitenanfang

Datensatz erstellen

Zum Erstellen eines neuen Dokumenteneintrages klicken Sie im QmDMS auf die Schaltfläche. Es wird eine neue Zeile ganz oben in der Tabelle angelegt.

Abbildung 6: neues Dokument erstellen

Füllen Sie die notwendigen Spalten aus. Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung der Spalten.

Spaltenbezeichnung	Beschreibung	Wert
Typ	Symbol des Dateityps (Word, Excel, PDF, ...), wird erst nach Anhängen eines Dokuments angezeigt.
Mandant	Unternehmen des SNA-Verbundes, für welches das Dokument gültig ist. Der Mandant kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden.
Dokumentenart	Klassifizierung des Dokuments. Die Dokumentenart kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden.
DokumentNr.	Die Dokumentnummer wird vom System vergeben und ist eindeutig.
Name	Der Dokumentname ist frei editierbar, sollte aber den Inhalt des Dokuments sinnvoll beschreiben.
Version	Die Version wird vom System vergeben, beginnend mit Version V01. Eine neue Version wird wie in Neue Version erstellen beschrieben erstellt.
extern	Legt fest, ob es sich um ein Dokument des SNA Verbundes oder um ein externes Dokument handelt.	ja/nein
gültig bis	Legt die Gültigkeit des Dokuments fest.	Datum
Entwurf	Hier kann angegeben werden, ob sich das Dokument noch in der Entwurfsphase befindet.	ja/nein
Erstellung von	Der Ersteller des Dokuments kann aus einer Liste ausgewählt werden.
Erstellung am	Hier wird das Erstellungsdatum angegeben.	Datum
Freigabe anfordern von	Hier können Sie die Person auswählen, die das Dokument freigeben soll.
Freigabe von	Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button ausgefüllt. Freigeben darf nur die Person, von der die Freigabe angefordert wurde. Ausnahme sind Benutzer mit dem Recht "Fremdfreigabe".
Freigabe am	Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button ausgefüllt.
verantwortlich	Hier kann die Person ausgewählt werden, die für das Dokument verantwortlich ist (Pflege, Gültigkeit, ...).
Schlagwörter	Dem Dokument können mehrere Schlagwörter zugeordnet werden. Das kann das Filtern/Suchen erleichtern. Die Schlagwörter können durch Klicken an-/abgewählt werden.
Rechte schreiben	Hier geben Sie an, welche Benutzer/Gruppen Schreibrechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Schreibrechte auf den angemeldeten Benutzer beschränkt und müssen entsprechend erweitert werden.
Rechte lesen	Hier geben Sie an, welche Benutzer/Gruppen Leserechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Leserechte auf die Gruppe "alle" gesetzt, so dass alle Benutzer lesenden Zugriff auf das Dokument haben. Sie können die Leserechte durch Auswahl entsprechender Benutzer/Gruppen einschränken.	Auswahl wie bei Rechte schreiben (s.o)
benachrichtigen	Hier können Sie Benutzer auswählen, die bei Änderungen per Mail benachrichtigt werden.
Dok.-schutz	Hier können Sie angeben, ob das Dokument beim Herunterladen mit einem Dokumentenschutz (nur Ausfüllen von Formularen) versehen wird. Voreinstellung ist "ja".	ja/nein
Bemerkung	Ein freies Textfeld für weitere Informationen/Hinweise zu dem Dokument.
Vollständiger Dokumentname	Hier wird der vollständige Dokumentname bestehend aus Dokumentenschlüssel und Name angezeigt.
	Beim Klicken auf dieses Symbol wird in einem Fenster die Änderungshistorie des Dokumentendatensatzes angezeigt.

Wenn Sie alle notwendigen Felder ausgefüllt haben, müssen Sie den neuen Eintrag noch .

Solange in einer oder mehreren Spalte noch ein rotes mit Fehlermeldung angezeigt wird lässt sich der Dokumenteneintrag nicht speichern.

Abbildung 7: Dokument Validität und Plausibilität

Beseitigen Sie alle Fehlermeldungen, um den Dokumenteneintrag zu können.

Seitenanfang

Dokument aus einer Vorlage erstellen

Wählen Sie im Menü Vorlage die entsprechende Datei des gewünschten Mandanten zu ihrer weiteren Bearbeitung. Achten Sie dabei auf das richtige Format, z.B. Quer- oder Hochformat. In dem Feld Beschreibung sind die gesetzten Standards kurz aufgelistet. Die Dateivorlagen für das Qualitätsmanagement sollten ausschließlich für typische QM Dokumente verwendet werden.

Durch doppelklicken der Zeile oder selektieren der Schaltfläche "Herunterladen" wird ihnen die ausgewählte Dateivorlage zum Öffnen mit der zugeordneten Anwendung angeboten.

Die Vorlagen haben eine vordefinierte Formatierung, welche nicht geändert werden sollte. In Word werden die gesetze Schrift (Trebuchet MS) und jeweiligen Schriftgrößen in dem geöffneten Dokument angezeigt. Des weiteren sind in der Kopf- und Fußzeile bereits das jeweilige Logo und der Dokumentenschlüssel eingefügt.

In Exceldokumenten muss der Dokumentenschlüssel manuell in der Fußzeile eingefügt werden sowie Schrift (Trebuchet MS) und passende Schriftgröße gewählt werden.

Seitenanfang

Dokument formatieren in Word

Die Formatierung eines Word Dokuments ist vorgegeben und in den vorhandenen Vorlagen im QmDMS bereits enthalten. Als Beispiel sind die verschiedenen Schriftgrößen in der Schrift Trebuchet MS für Titel, Überschrift, Hervorhebung oder normalen Text in Textfeldern dargestellt. Dies gilt auch für die Nummerierung oder Aufzählung. Im Tab „Formatvorlagen“ im Menü „Start“ können diese vordefinierten Formate ausgewählt und aktiviert werden (siehe Screenshot).

Abbildung 8a: Formatvorlage auswählen

Ebenso sind die Bereiche Kopf- und Fußzeile vordefiniert und enthalten, z.B. Dokumententitel, Logo, Dokumentenschlüssel oder Seitennummerierung. Diese erscheinen auf jeder Seite. Sollte aber in der Fußzeile nur auf der ersten Seite noch ein Text eingefügt und angezeigt werden, dann sollten folgende Schritte befolgt werden:

• Fügen Sie den Text in die Fußzeile ein, indem Sie doppelt auf den unteren Rand der Seite klicken (siehe Screenshot)

Abbildung 8b: Text in Fusszeile

• Wechseln Sie in den Tab "Seitenlayout" und klicken Sie auf "Umbrüche".
• Wählen Sie hier den Punkt "Nächste Seite". Diese Voreinstellung ist notwendig, damit die Fußzeile später nur auf einer Seite angezeigt wird (siehe Screenshot).

Abbildung 8c: Text in Fusszeile entkuppeln

• Wenn auf den nächsten Seiten die Fußzeile erscheint, klicken Sie wiederum doppelt darauf. Entfernen Sie oben im Tab unter "Entwurf" den Haken bei "Mit vorheriger verknüpfen" (siehe Screenshot).

Abbildung 8d: Text in Fusszeile entkuppeln

• Anschließend können Sie den Inhalt der Fußnote auf der Seite löschen, auf der die Fußzeile nicht angezeigt werden soll (siehe Screenshot).

Seitenanfang

Dokument anhängen

Nachdem Sie wie in Datensatz erstellen beschrieben einen neuen Dokumenteneintrag erstellt haben, müssen Sie nun noch das zugehörige Dokument (Word, Excel, PDF, ...) zum Dokumenteneintrag hinzufügen.

Verwenden Sie für Vorgaben in Word unbedingt die Dokumente aus den Vorlagen:

• dort ist in der Fußzeile bereits der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel hinterlegt
• die Vorgaben haben dann ein einheitliches Design

Seitenanfang

Dokumentenschlüssel

Bei Word-Dokumenten (doc, docx) kann das QmDMS den Dokumentenschlüssel (SNA-VB-...) beim Herunterladen des Dokuments in die Fußzeile eintragen, wenn Sie für den Dokumentenschlüssel den Platzhalter %Dokumentenschluessel% einfügen.

Abbildung 9: Dokument anhängen - Dokumentenschlüssel

Das Ersetzen des Dokumentenschlüssels in dem Dokument funktioniert momentan nur bei Word-Dokumenten, wird aber mittelfristig auf Excel- und PowerPoint-Dokumente erweitert.

Für externe Word-Dokumente muss das Feld für den Dokumentenschlüssel manuell gesetzt werden. Der Vorgang vollzieht sich wie folgt:

1. Das Textfeld aus einer Vorlage in QmDMS "Dateivorlage QM" kopieren.
2. Im gewünschten Dokument die Fußzeile aktivieren.
3. Das kopierte Textfeld im gewünschten Dokument in die Fußzeile einfügen.
4. Eventuell die Positionierung des Textfeldes anpassen im Untermenü "Weitere Layoutoptionen".

Abbildung 10: Textfeld Dokumentenschlüssel positionieren in Word

Seitenanfang

Dokument hochladen

Vor dem Hochladen eines Dokuments zu einem Dokumenteneintrag muss der Dokumenteneintrag gespeichert sein.

Der Name, bis auf die Erweiterung (doc, docx, pdf, ...) des hochzuladenden Dokuments, ist vollkommen unerheblich. Der Dokumentname wird beim Herunterladen durch die Eintragungen Mandant, Dokumentenart, ... im Dokumenteneintrag gebildet.

Laden Sie das Dokument unbedingt ohne Dokumentenschutz hoch. Bei aktiviertem Dokumentenschutz kann der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel nicht ersetzt werden.

Abbildung 11: Dokument hochladen - Datei auswählen

Es öffnet sich ein Windows-Dateidialog. Wählen Sie dort das Dokument aus, das angehängt werden soll.

Abbildung 12: Dokument hochladen - Dateidialog

Jetzt müssen Sie nur noch auf klicken, um die Datei zum Dokumenteneintrag hochzuladen.

Abbildung 13: Dokument hochladen - Datei anhängen

In der ersten Spalte "Typ" sehen Sie anhand des Symbols, dass dem Dokumenteneintrag eine Datei zugeordnet ist und welchen Dateityp sie hat.

Abbildung 14: Dokument hochladen - Dateityp

Seitenanfang

Neue Version erstellen

Originaldokument herunterladen

Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments erstellen, ist es sinnvoll, mit der Originaldatei der Vorgängerversion zu arbeiten, da bei dem heruntergeladenen Dokument der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel ersetzt und der Dokumentenschutz aktiviert ist. Sie können die hochgeladene Originaldatei in dem Menü herunterladen.

Abbildung 15: Originaldokument herunterladen

Seitenanfang

Neue Version Dokumenteneintrag

Um bei einer Änderung eine neue Version des Dokuments zu erstellen, wählen Sie den Dokumenteneintrag und klicken Sie auf

Abbildung 16: Neue Version erstellen

Es wird oben in der Tabelle ein neuer Dokumenteneintrag erstellt.

Abbildung 17: Neue Version erstellen - neuer Dokumenteneintrag

Die Versionsnummer wird um eins erhöht und folgende Spalten werden übernommen:

• Mandant
• Dokumentenart
• DokumentNr.
• Name
• extern
• Rechte schreiben
• Rechte lesen
• Dok.-schutz

Um den neuen Dokumenteneintrag zu speichern, müssen noch folgende Pflichtfelder ausgefüllt werden:

• Erstellung von
• Freigabe anfordern von
• verantwortlich

Wenn Sie die Daten vervollständigt haben, müssen Sie die neue Version des Dokumenteneintrags noch .

Seitenanfang

Dokument hochladen

Um die Erstellung der neuen Version abzuschließen, müssen Sie nun noch das neue Dokument zu dem Dokumenteneintrag hochladen, siehe Dokument hochladen.

Seitenanfang

Dokument freigeben

Ein Dokument freigeben darf immer nur die Person, die bei "Freigabe anfordern von" eingetragen ist.

Abbildung 18: Dokument freigeben

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Freigabe bestätigen müssen.

Abbildung 19: Dokument freigeben - Freigabe bestätigen

Nach dem Bestätigen der Freigabe wird das Feld "Freigabe anfordern von" geleert.

Abbildung 20: Dokument freigeben - Freigabe in Dokumenteneintrag übernehmen

Seitenanfang

Nachweisdokumente

In der Ansicht "Nachweisdokumente" werden ausgefüllte Dokumente hochgeladen, deren Vorlagen aus der Ansicht Dokumente stammen, z.B. Protokolle.

Abbildung 21: Ansicht Nachweisdokumente

In der Ansicht Nachweisdokumente stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor Sie eine Aktion ausführen, müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen:

Aktion	Beschreibung
	Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht Dokumente im Abschnitt Dokument herunterladen
	Speichert alle Änderungen die in der Tabelle gemacht wurde. In der Ansicht "Nachweisdokumente" können jedoch nur Änderungen in der Spalte "Leserechte" vorgenommen werden. Alle anderen Daten in den Spalten ergeben sich aus dem hochgeladenen Dokument.
	Entfernt den ausgewählten Eintrag von den Nachweisdokumenten
	Öffnet ein Fenster zum Hochladen eines Nachweisdokuments, siehe Nachweisdokument hochladen

Seitenanfang

Nachweisdokument hochladen

Um ein Nachweisdokument hochzuladen, klicken Sie auf . Es öffnet sich ein Fenster.

Abbildung 22: Nachweisdokumente - Hochladen

Das System versucht nun, den Dokumentenschlüssel der Datei zu ermitteln:

• Das System prüft, ob der Dokumentenschlüssel in dem Feld "Betreff" der Word Dokumenteneigenschaften vorhanden ist. Wenn Sie ein Dokument aus der Ansicht Dokumente herunterladen, wird der Dokumentenschlüssel dort eingetragen.

Abbildung 23: Nachweisdokumente - Hochladen - Erkennung Dokumentenschlüssel im Betreff

• Das System versucht, den Dokumentenschlüssel aus dem Dateinamen zu ermitteln:

Abbildung 24: Nachweisdokumente - Hochladen - Erkennung Dokumentenschlüssel im Dateinamen

• Wenn das System den Dokumentenschlüssel nicht ermitteln kann, müssen Sie den Dokumentenschlüssel manuell eingeben:

Abbildung 25: Nachweisdokumente - Hochladen - Dokumentenschlüssel nicht erkannt

Wenn der Dokumentenschlüssel erkannt wurde oder Sie ihn manuell eingegeben haben, müssen Sie noch auf klicken, um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen.

Abbildung 26: Nachweisdokumente - Hochladen

Die Leserechte werden vom entsprechenden Eintrag (Dokumentenschlüssel) der Ansicht Dokumente übernommen, wenn das System den Dokumentenschlüssel erkennt. Sie können die Leserechte aber jederzeit anpassen.

Seitenanfang

Vorlagen

Die Ansicht Vorlagen dient zum Ablegen von Dokumentenvorlagen für QM-Dokumente, Briefvorlagen, PowerPoint-Vorlagen und Logos.

Abbildung 27: Ansicht Vorlagen

In der Ansicht Vorlagen stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor Sie eine Aktion ausführen, müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen:

Aktion	Beschreibung
	Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht Dokumente im Abschnitt Dokument herunterladen
	Speichert alle Änderungen die in der Tabelle gemacht wurden. In der Ansicht Vorlagen können jedoch nur Änderungen in der Spalte "Beschreibung" vorgenommen werden. Alle anderen Daten in den Spalten ergeben sich aus dem hochgeladenen Dokument.
	Entfernt den ausgewählten Eintrag von den Vorlagen
	Öffnet ein Fenster zum Hochladen einer Vorlage, siehe Vorlage hochladen

Seitenanfang

Vorlage hochladen

Um eine Vorlage hochzuladen, klicken Sie auf . Es öffnet sich ein Fenster.

Abbildung 28: Vorlagen - Hochladen

Die Datei wird in das Feld "Datei" übernommen. Wählen Sie nun noch die Vorlagenart aus:

• Dateivorlage QM
• Briefvorlage
• Logo
• Powerpoint Vorlagen

Optional können Sie noch eine Beschreibung eingeben.

Abbildung 29: Vorlagen - Hochladen - Vorlagenart

Klicken Sie abschließend auf um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen.

Seitenanfang