QmDMS: Unterschied zwischen den Versionen
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| Checkliste || Eine Checkliste ist ein Fragenkatalog oder eine Prüfliste mit einer Sammlung von Fragen bzw. relevanten Kriterien zu einem bestimmten Thema. Ziel einer Checkliste ist es, durch die "Befragung" von ausführenden Personen einen gewünschten Zustand herbeizuführen oder den aktuellen Sachstand einer Sitation zu ermitteln. || CL | | Checkliste || Eine Checkliste ist ein Fragenkatalog oder eine Prüfliste mit einer Sammlung von Fragen bzw. relevanten Kriterien zu einem bestimmten Thema. Ziel einer Checkliste ist es, durch die "Befragung" von ausführenden Personen einen gewünschten Zustand herbeizuführen oder den aktuellen Sachstand einer Sitation zu ermitteln. || CL | ||
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| − | | Formblatt || Als Formblatt werden alle standardisierten Vordrucke (Dateivorlagen) bezeichnet die durch Eintragungen zu ergänzen sind. || FB | + | | Formblatt || Als Formblatt werden alle standardisierten Vordrucke (Dateivorlagen) bezeichnet, die durch Eintragungen zu ergänzen sind. || FB |
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| Informationsblatt || Als Informationsblatt werden alle Dokumente bezeichnet, die Informationen über bestimmte Fragen, Prozesse oder Ähnliches erhalten. || IB | | Informationsblatt || Als Informationsblatt werden alle Dokumente bezeichnet, die Informationen über bestimmte Fragen, Prozesse oder Ähnliches erhalten. || IB | ||
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| Qualitätsmanagementhandbuch || In einem Qualitätsmanagementhandbuch sind Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem im Unternehmensverbund Neue Arbeit spezifiziert. || QMH | | Qualitätsmanagementhandbuch || In einem Qualitätsmanagementhandbuch sind Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem im Unternehmensverbund Neue Arbeit spezifiziert. || QMH | ||
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| − | | Vereinbarung / Vertrag || Als Vereinbarung / Vertrag wird alles bezeichnet | + | | Vereinbarung / Vertrag || Als Vereinbarung / Vertrag wird alles bezeichnet, das einer bindenden Verabredung gleich kommt und somit juristisch belastbar ist. Vereinbarungen / Verträge bilden die Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.|| VB |
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| Richtlinie || Im Unternehmensverbund Neue Arbeit stellt eine Richtlinie verbindliche Regeln dar, die den Umgang mit einer Sache vorgeben.|| RL | | Richtlinie || Im Unternehmensverbund Neue Arbeit stellt eine Richtlinie verbindliche Regeln dar, die den Umgang mit einer Sache vorgeben.|| RL | ||
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| − | | Dienstvereinbarung || Bei einer Dienstvereinbarung handelt es sich um eine | + | | Dienstvereinbarung || Bei einer Dienstvereinbarung handelt es sich um eine zwischen dem Sozialunternehmen Neu Arbeit gGmbH und der Mitarbeitervertretung gemeinsam beschlossene Vereinbarung, die Rechte, Pflichten und verbindliche Normen für alle Bedienstesten festlegt..|| DV |
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| − | | Rechtsgrundlagen || Rechtgrundlagen sind allgemeine Grundlagen die auf Handeln, Dulden oder Unterlassen verweisen und sich auf den Unternehmensverbund Neue Arbeit auswirken. z.B. Betriebsanweisungen. || RG | + | | Rechtsgrundlagen || Rechtgrundlagen sind allgemeine Grundlagen, die auf Handeln, Dulden oder Unterlassen verweisen und sich auf den Unternehmensverbund Neue Arbeit auswirken. z.B. Betriebsanweisungen. || RG |
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|} | |} | ||
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Mit dem Filter können Sie die Dokumente nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Mandant, Dokumentenart, ... filtern. | Mit dem Filter können Sie die Dokumente nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Mandant, Dokumentenart, ... filtern. | ||
| + | [[Image:Qm-document-15-document_filter.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 2: Dokumente filtern]] | ||
| − | + | Es kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden: | |
| + | |||
| + | * Dokumentname | ||
| + | ** Sie können beim Suchtext das Zeichen * für beliebige Zeichen verwenden, z.B. *vertrag findet alle Dokumentnamen, die mit "vertrag" enden | ||
| + | ** Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt | ||
| + | ** In der Auswahlliste über dem Suchtextfeld können Sie angeben, wie gesucht werden soll | ||
| + | *** enthält - der Suchtext kann sich an beliebiger Stelle im Dokumentname befinden | ||
| + | *** beginnt mit - findet alle Dokumente, bei denen der Name mit dem Suchtext beginnt | ||
| + | *** endet mit - findet alle Dokumente, bei denen der Name mit dem Suchtext endet | ||
| + | *** exakt - der Dokumentname muss exakt dem Suchtext entsprechen | ||
| + | * Schlagworte | ||
| + | ** Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben "Schlagworte", um die Schlagwortsuche zu aktivieren | ||
| + | ** Sie können festlegen, ob alle Schlagworte in dem Dokumenteneintrag enthalten sein müssen oder mindestens eines | ||
| + | ** Sie können mehrere Schlagworte durch Klicken auswählen, klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn wieder aus der Auswahl | ||
| + | |||
| + | * Dokumentnummer | ||
| + | ** Geben Sie hier die Nummer des Dokuments ein, sofern Sie Ihnen bekannt ist. Voranstehende Nullen können weggelassen werden (Dokument 00012 wird sowohl gefunden wenn Sie nach 12, als auch wenn Sie nach 00012 suchen. | ||
| − | |||
* Mandant (Mehrfachauswahl) | * Mandant (Mehrfachauswahl) | ||
** SNA = Sozialunternehmen Neue Arbeit gGmbH | ** SNA = Sozialunternehmen Neue Arbeit gGmbH | ||
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** Dienstvereinbarung | ** Dienstvereinbarung | ||
** Rechtsgrundlagen | ** Rechtsgrundlagen | ||
| − | * | + | |
| − | ** Sie | + | * Gültigkeit |
| − | * | + | ** Hier können Sie nach alle Dokumente suchen lassen oder wahlweise nur gültige oder ungültige |
| − | ** | + | |
| − | + | * verantwortlich | |
| − | ** | + | ** Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben "verantwortlich", um die Suche nach der für ein Dokument verantwortlichen Person zu aktivieren |
| − | + | ** Sie können mehrere Personen durch Klicken auswählen, klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn wieder aus der Auswahl | |
| − | + | ||
| − | * | + | * Freigabe anfordern von |
| − | ** Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben " | + | ** Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben "Freigabe anfordern von", um die Suche nach der Person die ein Dokument freigegeben hat zu aktivieren |
| − | + | ** Sie können mehrere Personen durch Klicken auswählen, klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn wieder aus der Auswahl | |
| − | ** Sie können mehrere | + | |
* Version | * Version | ||
** Sie können angeben, ob nur die aktuelle Version (Voreinstellung) oder alle Versionen der Dokumente angezeigt werden | ** Sie können angeben, ob nur die aktuelle Version (Voreinstellung) oder alle Versionen der Dokumente angezeigt werden | ||
| + | |||
* Entwurf | * Entwurf | ||
** nein - zeigt nur Dokumente an, die nicht im Entwurfsmodus sind (Voreinstellung) | ** nein - zeigt nur Dokumente an, die nicht im Entwurfsmodus sind (Voreinstellung) | ||
** ja - zeigt alle Dokumente im Entwurfsmodus an | ** ja - zeigt alle Dokumente im Entwurfsmodus an | ||
** alle - zeigt alle Dokumente unabhängig vom Entwurfsmodus an | ** alle - zeigt alle Dokumente unabhängig vom Entwurfsmodus an | ||
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* Extern | * Extern | ||
** nein - zeigt nur interne Dokumente an | ** nein - zeigt nur interne Dokumente an | ||
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== Dokument herunterladen == | == Dokument herunterladen == | ||
| − | [[Image:Qm-document-02-document_herunterladen.png|mini|1000px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-02-document_herunterladen.png|mini|1000px|none|alt=|Abbildung 3: Dokument herunterladen]] |
[[#top|Seitenanfang]] | [[#top|Seitenanfang]] | ||
== Dokument zu Favoriten hinzufügen == | == Dokument zu Favoriten hinzufügen == | ||
| − | [[Image:Qm-document-03-document_als_favorit.png|mini|1000px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-03-document_als_favorit.png|mini|1000px|none|alt=|Abbildung 4: Dokument zu Favoriten hinzufügen]] |
Das Dokument wird zur Ansicht [[#Favoriten|Favoriten]] hinzugefügt. Falls das Dokument bereits als Favorit existiert erhalten Sie eine Meldung. | Das Dokument wird zur Ansicht [[#Favoriten|Favoriten]] hinzugefügt. Falls das Dokument bereits als Favorit existiert erhalten Sie eine Meldung. | ||
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| + | [[Image:Icon_16_information.png]] Die Dokumente in der Ansicht [[#Favoriten|Favoriten]] sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird, müssen Sie die neue Version <u>nicht</u> erneut zu den [[#Favoriten|Favoriten]] hinzufügen. In der Ansicht [[#Favoriten|Favoriten]] wird immer die neueste Version angezeigt. | ||
| + | |||
| + | [[#top|Seitenanfang]] | ||
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| + | === Favoriten === | ||
| + | In der Ansicht "Favoriten" können Sie sich häufig benötigte Dokumente anzeigen lassen. Um Dokumente in die Favoriten aufzunehmen, müssen Sie in die Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] wechseln. Die Vorgehensweise ist im Abschnitt [[#Dokument zu Favoriten hinzufügen|Dokument zu Favoriten hinzufügen]] beschrieben. | ||
| + | |||
| + | [[Image:Qm-document-15-favoriten_ansicht.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung 5: Ansicht Favoriten]] | ||
| + | |||
| + | In der Ansicht Favoriten gibt es nur 2 Aktionen. Bevor Sie eine Aktion ausführen müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen: | ||
| + | |||
| + | {| class="wikitable" | ||
| + | |- | ||
| + | ! Aktion !! Beschreibung | ||
| + | |- | ||
| + | | [[Image:Qm-document-00-button_herunterladen.png]] || Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] im Abschnitt [[#Dokument herunterladen|Dokument herunterladen]] | ||
| + | |- | ||
| + | | [[Image:Qm-document-00-button_loeschen.png]] || Entfernt den ausgewählten Eintrag von den Favoriten | ||
| + | |} | ||
[[Image:Icon_16_information.png]] Die Dokumente in der Ansicht [[#Favoriten|Favoriten]] sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird, müssen Sie die neue Version <u>nicht</u> erneut zu den [[#Favoriten|Favoriten]] hinzufügen. In der Ansicht [[#Favoriten|Favoriten]] wird immer die neueste Version angezeigt. | [[Image:Icon_16_information.png]] Die Dokumente in der Ansicht [[#Favoriten|Favoriten]] sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird, müssen Sie die neue Version <u>nicht</u> erneut zu den [[#Favoriten|Favoriten]] hinzufügen. In der Ansicht [[#Favoriten|Favoriten]] wird immer die neueste Version angezeigt. | ||
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== Datensatz erstellen == | == Datensatz erstellen == | ||
Zum Erstellen eines neuen Dokumenteneintrages klicken Sie im QmDMS auf die Schaltfläche[[Image:Qm-document-00-button_neu.png|Qm-document-00-button_neu.png]]. Es wird eine neue Zeile ganz oben in der Tabelle angelegt. | Zum Erstellen eines neuen Dokumenteneintrages klicken Sie im QmDMS auf die Schaltfläche[[Image:Qm-document-00-button_neu.png|Qm-document-00-button_neu.png]]. Es wird eine neue Zeile ganz oben in der Tabelle angelegt. | ||
| − | [[Image:Qm-document-04-document erstellen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-04-document erstellen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 6: neues Dokument erstellen]] |
| Zeile 140: | Zeile 178: | ||
| Typ || Symbol des Dateityps (Word, Excel, PDF, ...), wird erst nach Anhängen eines Dokuments angezeigt.|| | | Typ || Symbol des Dateityps (Word, Excel, PDF, ...), wird erst nach Anhängen eines Dokuments angezeigt.|| | ||
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| − | | Mandant || Unternehmen des SNA-Verbundes für welches das Dokument gültig ist. Der Mandant kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. || [[Image:Qm-document-00-combo_mandant.png]] | + | | Mandant || Unternehmen des SNA-Verbundes, für welches das Dokument gültig ist. Der Mandant kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. || [[Image:Qm-document-00-combo_mandant.png]] |
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| Dokumentenart || Klassifizierung des Dokuments. Die [[#Dokumentenarten|Dokumentenart]] kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. || [[Image:Qm-document-00-combo_documenttype.png]] | | Dokumentenart || Klassifizierung des Dokuments. Die [[#Dokumentenarten|Dokumentenart]] kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. || [[Image:Qm-document-00-combo_documenttype.png]] | ||
| Zeile 178: | Zeile 216: | ||
| Dok.-schutz|| Hier können Sie angeben, ob das Dokument beim Herunterladen mit einem Dokumentenschutz (nur Ausfüllen von Formularen) versehen wird. Voreinstellung ist "ja".|| ja/nein | | Dok.-schutz|| Hier können Sie angeben, ob das Dokument beim Herunterladen mit einem Dokumentenschutz (nur Ausfüllen von Formularen) versehen wird. Voreinstellung ist "ja".|| ja/nein | ||
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| − | | Bemerkung || Ein freies | + | | Bemerkung || Ein freies Textfeld für weitere Informationen/Hinweise zu dem Dokument. || |
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| Vollständiger Dokumentname|| Hier wird der vollständige Dokumentname bestehend aus Dokumentenschlüssel und Name angezeigt. || | | Vollständiger Dokumentname|| Hier wird der vollständige Dokumentname bestehend aus Dokumentenschlüssel und Name angezeigt. || | ||
| Zeile 185: | Zeile 223: | ||
|} | |} | ||
| − | Wenn Sie alle | + | Wenn Sie alle notwendigen Felder ausgefüllt haben, müssen Sie den neuen Eintrag noch [[Image:Qm-document-00-button_save.png]]. |
[[Image:Icon_16_information.png]] Solange in einer oder mehreren Spalte noch ein rotes [[Image:Icon_16_exclamation.gif]] mit Fehlermeldung angezeigt wird lässt sich der Dokumenteneintrag nicht speichern. | [[Image:Icon_16_information.png]] Solange in einer oder mehreren Spalte noch ein rotes [[Image:Icon_16_exclamation.gif]] mit Fehlermeldung angezeigt wird lässt sich der Dokumenteneintrag nicht speichern. | ||
| − | [[Image:Qm-document-04-document_erstellen_plausibel.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-04-document_erstellen_plausibel.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 7: Dokument Validität und Plausibilität]] |
Beseitigen Sie alle Fehlermeldungen, um den Dokumenteneintrag [[Image:Qm-document-00-button_save.png]] zu können. | Beseitigen Sie alle Fehlermeldungen, um den Dokumenteneintrag [[Image:Qm-document-00-button_save.png]] zu können. | ||
| Zeile 202: | Zeile 240: | ||
Die Vorlagen haben eine vordefinierte Formatierung, welche nicht geändert werden sollte. In Word werden die gesetze Schrift (Trebuchet MS) und jeweiligen Schriftgrößen in dem geöffneten Dokument angezeigt. Des weiteren sind in der Kopf- und Fußzeile bereits das jeweilige Logo und der Dokumentenschlüssel eingefügt. | Die Vorlagen haben eine vordefinierte Formatierung, welche nicht geändert werden sollte. In Word werden die gesetze Schrift (Trebuchet MS) und jeweiligen Schriftgrößen in dem geöffneten Dokument angezeigt. Des weiteren sind in der Kopf- und Fußzeile bereits das jeweilige Logo und der Dokumentenschlüssel eingefügt. | ||
| − | In Exceldokumenten muss | + | In Exceldokumenten muss der Dokumentenschlüssel manuell in der Fußzeile eingefügt werden sowie Schrift (Trebuchet MS) und passende Schriftgröße gewählt werden. |
[[#top|Seitenanfang]] | [[#top|Seitenanfang]] | ||
| Zeile 210: | Zeile 248: | ||
Im Tab „Formatvorlagen“ im Menü „Start“ können diese vordefinierten Formate ausgewählt und aktiviert werden (siehe Screenshot). | Im Tab „Formatvorlagen“ im Menü „Start“ können diese vordefinierten Formate ausgewählt und aktiviert werden (siehe Screenshot). | ||
| − | [[Image:Qm-document-05a-Word document formatieren.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-05a-Word document formatieren.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung 8a: Formatvorlage auswählen]] |
Ebenso sind die Bereiche Kopf- und Fußzeile vordefiniert und enthalten, z.B. Dokumententitel, Logo, Dokumentenschlüssel oder Seitennummerierung. Diese erscheinen auf jeder Seite. Sollte aber in der Fußzeile nur auf der ersten Seite noch ein Text eingefügt und angezeigt werden, dann sollten folgende Schritte befolgt werden: | Ebenso sind die Bereiche Kopf- und Fußzeile vordefiniert und enthalten, z.B. Dokumententitel, Logo, Dokumentenschlüssel oder Seitennummerierung. Diese erscheinen auf jeder Seite. Sollte aber in der Fußzeile nur auf der ersten Seite noch ein Text eingefügt und angezeigt werden, dann sollten folgende Schritte befolgt werden: | ||
* Fügen Sie den Text in die Fußzeile ein, indem Sie doppelt auf den unteren Rand der Seite klicken (siehe Screenshot) | * Fügen Sie den Text in die Fußzeile ein, indem Sie doppelt auf den unteren Rand der Seite klicken (siehe Screenshot) | ||
| − | [[Image:Qm-document-05b-Word document formatieren.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-05b-Word document formatieren.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 8b: Text in Fusszeile]] |
* Wechseln Sie in den Tab "Seitenlayout" und klicken Sie auf "Umbrüche". | * Wechseln Sie in den Tab "Seitenlayout" und klicken Sie auf "Umbrüche". | ||
* Wählen Sie hier den Punkt "Nächste Seite". Diese Voreinstellung ist notwendig, damit die Fußzeile später nur auf einer Seite angezeigt wird (siehe Screenshot). | * Wählen Sie hier den Punkt "Nächste Seite". Diese Voreinstellung ist notwendig, damit die Fußzeile später nur auf einer Seite angezeigt wird (siehe Screenshot). | ||
| − | [[Image:Qm-document-05c-Word document formatieren.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-05c-Word document formatieren.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 8c: Text in Fusszeile entkuppeln]] |
* Wenn auf den nächsten Seiten die Fußzeile erscheint, klicken Sie wiederum doppelt darauf. Entfernen Sie oben im Tab unter "Entwurf" den Haken bei "Mit vorheriger verknüpfen" (siehe Screenshot). | * Wenn auf den nächsten Seiten die Fußzeile erscheint, klicken Sie wiederum doppelt darauf. Entfernen Sie oben im Tab unter "Entwurf" den Haken bei "Mit vorheriger verknüpfen" (siehe Screenshot). | ||
| − | [[Image:Qm-document-05d-Word document formatieren.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-05d-Word document formatieren.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 8d: Text in Fusszeile entkuppeln]] |
* Anschließend können Sie den Inhalt der Fußnote auf der Seite löschen, auf der die Fußzeile nicht angezeigt werden soll (siehe Screenshot). | * Anschließend können Sie den Inhalt der Fußnote auf der Seite löschen, auf der die Fußzeile nicht angezeigt werden soll (siehe Screenshot). | ||
| Zeile 242: | Zeile 280: | ||
Bei Word-Dokumenten (doc, docx) kann das QmDMS den Dokumentenschlüssel (SNA-VB-...) beim Herunterladen des Dokuments in die Fußzeile eintragen, wenn Sie für den Dokumentenschlüssel den Platzhalter %Dokumentenschluessel% einfügen. | Bei Word-Dokumenten (doc, docx) kann das QmDMS den Dokumentenschlüssel (SNA-VB-...) beim Herunterladen des Dokuments in die Fußzeile eintragen, wenn Sie für den Dokumentenschlüssel den Platzhalter %Dokumentenschluessel% einfügen. | ||
| − | [[Image:Qm-document-04-document_erstellen_anhaengen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-04-document_erstellen_anhaengen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 9: Dokument anhängen - Dokumentenschlüssel]] |
[[Image:Icon_16_information.png]] Das Ersetzen des Dokumentenschlüssels in dem Dokument funktioniert momentan nur bei Word-Dokumenten, wird aber mittelfristig auf Excel- und PowerPoint-Dokumente erweitert. | [[Image:Icon_16_information.png]] Das Ersetzen des Dokumentenschlüssels in dem Dokument funktioniert momentan nur bei Word-Dokumenten, wird aber mittelfristig auf Excel- und PowerPoint-Dokumente erweitert. | ||
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# Das kopierte Textfeld im gewünschten Dokument in die Fußzeile einfügen. | # Das kopierte Textfeld im gewünschten Dokument in die Fußzeile einfügen. | ||
# Eventuell die Positionierung des Textfeldes anpassen im Untermenü "Weitere Layoutoptionen". | # Eventuell die Positionierung des Textfeldes anpassen im Untermenü "Weitere Layoutoptionen". | ||
| − | |||
| − | [[Image:Position_Textfeld.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Position_Textfeld.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung 10: Textfeld Dokumentenschlüssel positionieren in Word]] |
[[#top|Seitenanfang]] | [[#top|Seitenanfang]] | ||
| Zeile 265: | Zeile 302: | ||
[[Image:Icon_16_information.png]] Laden Sie das Dokument <u>unbedingt</u> ohne Dokumentenschutz hoch. Bei aktiviertem Dokumentenschutz kann der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel nicht ersetzt werden. | [[Image:Icon_16_information.png]] Laden Sie das Dokument <u>unbedingt</u> ohne Dokumentenschutz hoch. Bei aktiviertem Dokumentenschutz kann der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel nicht ersetzt werden. | ||
| − | [[Image:Qm-document-05-document_erstellen_hochladen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-05-document_erstellen_hochladen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 11: Dokument hochladen - Datei auswählen]] |
| Zeile 271: | Zeile 308: | ||
| − | [[Image:Qm-document-06-document_erstellen_dateidialog.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-06-document_erstellen_dateidialog.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 12: Dokument hochladen - Dateidialog]] |
| Zeile 277: | Zeile 314: | ||
| − | [[Image:Qm-document-07-document_erstellen_anhaengen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-07-document_erstellen_anhaengen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 13: Dokument hochladen - Datei anhängen]] |
| Zeile 283: | Zeile 320: | ||
| − | [[Image:Qm-document-08-document_erstellen_anhaengen_typ.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-08-document_erstellen_anhaengen_typ.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 14: Dokument hochladen - Dateityp]] |
[[#top|Seitenanfang]] | [[#top|Seitenanfang]] | ||
| Zeile 290: | Zeile 327: | ||
=== Originaldokument herunterladen === | === Originaldokument herunterladen === | ||
| − | Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments erstellen, ist es sinnvoll mit der Originaldatei der Vorgängerversion zu arbeiten, da bei dem heruntergeladenen Dokument der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel ersetzt und der Dokumentenschutz aktiviert ist. Sie können die hochgeladene Originaldatei in dem Menü [[Image:Qm-document-00-button_dokumente.png]] herunterladen. | + | Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments erstellen, ist es sinnvoll, mit der Originaldatei der Vorgängerversion zu arbeiten, da bei dem heruntergeladenen Dokument der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel ersetzt und der Dokumentenschutz aktiviert ist. Sie können die hochgeladene Originaldatei in dem Menü [[Image:Qm-document-00-button_dokumente.png]] herunterladen. |
| − | [[Image:Qm-document-11-document_originaldokument.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-11-document_originaldokument.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 15: Originaldokument herunterladen]] |
[[#top|Seitenanfang]] | [[#top|Seitenanfang]] | ||
| Zeile 299: | Zeile 336: | ||
Um bei einer Änderung eine neue Version des Dokuments zu erstellen, wählen Sie den Dokumenteneintrag und klicken Sie auf [[Image:Qm-document-00-button_neue_version.png]] | Um bei einer Änderung eine neue Version des Dokuments zu erstellen, wählen Sie den Dokumenteneintrag und klicken Sie auf [[Image:Qm-document-00-button_neue_version.png]] | ||
| − | [[Image:Qm-document-09-document_neue_version_1.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-09-document_neue_version_1.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 16: Neue Version erstellen]] |
| − | |||
Es wird oben in der Tabelle ein neuer Dokumenteneintrag erstellt. | Es wird oben in der Tabelle ein neuer Dokumenteneintrag erstellt. | ||
| − | + | [[Image:Qm-document-10-document_neue_version_2.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 17: Neue Version erstellen - neuer Dokumenteneintrag]] | |
| − | [[Image:Qm-document-10-document_neue_version_2.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | ||
Die Versionsnummer wird um eins erhöht und folgende Spalten werden übernommen: | Die Versionsnummer wird um eins erhöht und folgende Spalten werden übernommen: | ||
| Zeile 334: | Zeile 369: | ||
Ein Dokument freigeben darf immer nur die Person, die bei "Freigabe anfordern von" eingetragen ist. | Ein Dokument freigeben darf immer nur die Person, die bei "Freigabe anfordern von" eingetragen ist. | ||
| − | + | [[Image:Qm-document-11-document_freigabe.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 18: Dokument freigeben]] | |
| − | [[Image:Qm-document-11-document_freigabe.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | ||
| − | |||
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Freigabe bestätigen müssen. | Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Freigabe bestätigen müssen. | ||
| − | + | [[Image:Qm-document-13-document_freigabe_bestaetigen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 19: Dokument freigeben - Freigabe bestätigen]] | |
| − | [[Image:Qm-document-13-document_freigabe_bestaetigen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | ||
| − | |||
Nach dem Bestätigen der Freigabe wird das Feld "Freigabe anfordern von" geleert. | Nach dem Bestätigen der Freigabe wird das Feld "Freigabe anfordern von" geleert. | ||
| − | + | [[Image:Qm-document-14-document_freigabe_uebernehmen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 20: Dokument freigeben - Freigabe in Dokumenteneintrag übernehmen]] | |
| − | [[Image:Qm-document-14-document_freigabe_uebernehmen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | ||
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[[#top|Seitenanfang]] | [[#top|Seitenanfang]] | ||
| Zeile 374: | Zeile 384: | ||
In der Ansicht "Nachweisdokumente" werden ausgefüllte Dokumente hochgeladen, deren Vorlagen aus der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] stammen, z.B. Protokolle. | In der Ansicht "Nachweisdokumente" werden ausgefüllte Dokumente hochgeladen, deren Vorlagen aus der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] stammen, z.B. Protokolle. | ||
| − | [[Image:Qm-document-16-nachweisdokumente_ansicht.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-16-nachweisdokumente_ansicht.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung 21: Ansicht Nachweisdokumente]] |
In der Ansicht Nachweisdokumente stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor Sie eine Aktion ausführen, müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen: | In der Ansicht Nachweisdokumente stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor Sie eine Aktion ausführen, müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen: | ||
| Zeile 395: | Zeile 405: | ||
== Nachweisdokument hochladen == | == Nachweisdokument hochladen == | ||
Um ein Nachweisdokument hochzuladen, klicken Sie auf [[Image:Qm-document-00-button_hochladen_tb.png]]. Es öffnet sich ein Fenster. | Um ein Nachweisdokument hochzuladen, klicken Sie auf [[Image:Qm-document-00-button_hochladen_tb.png]]. Es öffnet sich ein Fenster. | ||
| − | [[Image:Qm-document-16-nachweisdokumente_hochladen.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-16-nachweisdokumente_hochladen.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung 22: Nachweisdokumente - Hochladen]] |
Das System versucht nun, den Dokumentenschlüssel der Datei zu ermitteln: | Das System versucht nun, den Dokumentenschlüssel der Datei zu ermitteln: | ||
| − | * Das System prüft, ob der Dokumentenschlüssel in dem Feld "Betreff" der Word Dokumenteneigenschaften vorhanden ist. Wenn Sie ein Dokument aus der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] herunterladen wird der Dokumentenschlüssel dort eingetragen. | + | * Das System prüft, ob der Dokumentenschlüssel in dem Feld "Betreff" der Word Dokumenteneigenschaften vorhanden ist. Wenn Sie ein Dokument aus der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] herunterladen, wird der Dokumentenschlüssel dort eingetragen. |
| − | [[Image:Qm-document-17-nachweisdokumente_hochladen_betreff.png|mini|800px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-17-nachweisdokumente_hochladen_betreff.png|mini|800px|none|alt=|Abbildung 23: Nachweisdokumente - Hochladen - Erkennung Dokumentenschlüssel im Betreff]] |
* Das System versucht, den Dokumentenschlüssel aus dem Dateinamen zu ermitteln: | * Das System versucht, den Dokumentenschlüssel aus dem Dateinamen zu ermitteln: | ||
| − | [[Image:Qm-document-18-nachweisdokumente_hochladen_dateiname.png|mini|800px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-18-nachweisdokumente_hochladen_dateiname.png|mini|800px|none|alt=|Abbildung 24: Nachweisdokumente - Hochladen - Erkennung Dokumentenschlüssel im Dateinamen]] |
| − | * Wenn das System den Dokumentenschlüssel nicht ermitteln kann, müssen Sie den Dokumentenschlüssel manuell | + | * Wenn das System den Dokumentenschlüssel nicht ermitteln kann, müssen Sie den Dokumentenschlüssel manuell eingeben: |
| − | [[Image:Qm-document-19-nachweisdokumente_hochladen_nicht_erkannt.png|mini|800px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-19-nachweisdokumente_hochladen_nicht_erkannt.png|mini|800px|none|alt=|Abbildung 25: Nachweisdokumente - Hochladen - Dokumentenschlüssel nicht erkannt]] |
Wenn der Dokumentenschlüssel erkannt wurde oder Sie ihn manuell eingegeben haben, müssen Sie noch auf [[Image:Qm-document-00-button_save_form.png]] klicken, um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen. | Wenn der Dokumentenschlüssel erkannt wurde oder Sie ihn manuell eingegeben haben, müssen Sie noch auf [[Image:Qm-document-00-button_save_form.png]] klicken, um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen. | ||
| − | [[Image:Qm-document-20-nachweisdokumente_nach_hochladen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-20-nachweisdokumente_nach_hochladen.png|mini|1200px|none|alt=|Abbildung 26: Nachweisdokumente - Hochladen]] |
[[Image:Icon_16_information.png]] Die Leserechte werden vom entsprechenden Eintrag (Dokumentenschlüssel) der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] übernommen, wenn das System den Dokumentenschlüssel erkennt. Sie können die Leserechte aber jederzeit anpassen. | [[Image:Icon_16_information.png]] Die Leserechte werden vom entsprechenden Eintrag (Dokumentenschlüssel) der Ansicht [[#Dokumente|Dokumente]] übernommen, wenn das System den Dokumentenschlüssel erkennt. Sie können die Leserechte aber jederzeit anpassen. | ||
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Die Ansicht [[#Vorlagen|Vorlagen]] dient zum Ablegen von Dokumentenvorlagen für QM-Dokumente, Briefvorlagen, PowerPoint-Vorlagen und Logos. | Die Ansicht [[#Vorlagen|Vorlagen]] dient zum Ablegen von Dokumentenvorlagen für QM-Dokumente, Briefvorlagen, PowerPoint-Vorlagen und Logos. | ||
| − | [[Image:Qm-document-21-vorlagen_ansicht.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-21-vorlagen_ansicht.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung 27: Ansicht Vorlagen]] |
| − | In der Ansicht [[#Vorlagen|Vorlagen]] stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor Sie eine Aktion ausführen müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen: | + | In der Ansicht [[#Vorlagen|Vorlagen]] stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor Sie eine Aktion ausführen, müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen: |
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
| Zeile 439: | Zeile 449: | ||
== Vorlage hochladen == | == Vorlage hochladen == | ||
| − | Um | + | Um eine Vorlage hochzuladen, klicken Sie auf [[Image:Qm-document-00-button_hochladen_tb.png]]. Es öffnet sich ein Fenster. |
| − | [[Image:Qm-document-22-vorlagen_hochladen.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-22-vorlagen_hochladen.png|mini|1400px|none|alt=|Abbildung 28: Vorlagen - Hochladen]] |
Die Datei wird in das Feld "Datei" übernommen. Wählen Sie nun noch die Vorlagenart aus: | Die Datei wird in das Feld "Datei" übernommen. Wählen Sie nun noch die Vorlagenart aus: | ||
| Zeile 451: | Zeile 461: | ||
Optional können Sie noch eine Beschreibung eingeben. | Optional können Sie noch eine Beschreibung eingeben. | ||
| − | [[Image:Qm-document-23-vorlagen_hochladen_art.png|mini|1000px|none|alt=|Abbildung | + | [[Image:Qm-document-23-vorlagen_hochladen_art.png|mini|1000px|none|alt=|Abbildung 29: Vorlagen - Hochladen - Vorlagenart]] |
Klicken Sie abschließend auf [[Image:Qm-document-00-button_hochladen.png]] um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen. | Klicken Sie abschließend auf [[Image:Qm-document-00-button_hochladen.png]] um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen. | ||
[[#top|Seitenanfang]] | [[#top|Seitenanfang]] | ||
Aktuelle Version vom 7. Juli 2022, 08:48 Uhr
Inhaltsverzeichnis
- 1 Zugang zu QmDMS
- 2 Anwendung aufrufen
- 3 Dokumente
- 4 Nachweisdokumente
- 5 Vorlagen
Zugang zu QmDMS
Füllen Sie bei dem IKT Antrag den Abschnitt QmDMS aus.
- zur Neueinrichtung eines Zugangs zu QmDMS setzen Sie ein Kreuz bei Einrichtung
- wenn der Benutzer Dokumente erstellen und hochladen soll, machen Sie ein Kreuz bei Dokumente hochladen bzw. einpflegen
- geben Sie bei Gruppen an, zu welcher Gruppe/welchen Gruppen der Benutzer gehören soll. Die Angabe ist optional. Der Benutzer ist standardmäßig in der Gruppe "alle"
- Machen Sie ein Kreuz bei Freigabe, wenn Sie die Berechtigung zum Freigeben von Dokumenten benötigen
- bei einer Änderungen setzen Sie ein Kreuz bei Änderung
- zum Löschen des Zugangs machen Sie ein Kreuz bei Löschung ab und geben Sie das Datum an
Anwendung aufrufen
Die Anwendung QmDMS ist eine Web-Anwendung. Starten Sie einen Browser und rufen Sie folgenden Link auf
https://apps.neuearbeit.de/QmDMS
Melden Sie sich mit den Zugangsdaten an, die Sie von der EDV erhalten haben an.
Dokumente
Aufruf
Die Ansicht Dokumente ist die Startansicht nach erfolgreicher Anmeldung. Sie sehen dort die Dokumente entsprechend Ihren Benutzerrechten.
Dokumentenarten
Für das QmDMS sind verschiedene Dokumentenarten definiert, welche in der Datei "SNA-IB-00223-V01_Definition Dokumentenarten QmDMS" aufgelistet sind. Laden Sie diese Datei im QmDMS herunter, um die jeweilige Definitionsbeschreibung zu erhalten, wie in dieser Tabelle dargestellt.
| Dokumentenart | Definition | Abkürzung |
|---|---|---|
| Prozessdarstellung | Ein, auf der "Vorlage Prozessdarstellung-SNA" , beschriebener Prozess | PD |
| Arbeitsanweisung | In einer Arbeitsanweisung werden spezifische Anforderungen an einen oder mehrere Vorgänge bzw. einen Prozess beschrieben | AA |
| Checkliste | Eine Checkliste ist ein Fragenkatalog oder eine Prüfliste mit einer Sammlung von Fragen bzw. relevanten Kriterien zu einem bestimmten Thema. Ziel einer Checkliste ist es, durch die "Befragung" von ausführenden Personen einen gewünschten Zustand herbeizuführen oder den aktuellen Sachstand einer Sitation zu ermitteln. | CL |
| Formblatt | Als Formblatt werden alle standardisierten Vordrucke (Dateivorlagen) bezeichnet, die durch Eintragungen zu ergänzen sind. | FB |
| Informationsblatt | Als Informationsblatt werden alle Dokumente bezeichnet, die Informationen über bestimmte Fragen, Prozesse oder Ähnliches erhalten. | IB |
| Qualitätsmanagementhandbuch | In einem Qualitätsmanagementhandbuch sind Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem im Unternehmensverbund Neue Arbeit spezifiziert. | QMH |
| Vereinbarung / Vertrag | Als Vereinbarung / Vertrag wird alles bezeichnet, das einer bindenden Verabredung gleich kommt und somit juristisch belastbar ist. Vereinbarungen / Verträge bilden die Grundlage für die weitere Zusammenarbeit. | VB |
| Richtlinie | Im Unternehmensverbund Neue Arbeit stellt eine Richtlinie verbindliche Regeln dar, die den Umgang mit einer Sache vorgeben. | RL |
| Dienstvereinbarung | Bei einer Dienstvereinbarung handelt es sich um eine zwischen dem Sozialunternehmen Neu Arbeit gGmbH und der Mitarbeitervertretung gemeinsam beschlossene Vereinbarung, die Rechte, Pflichten und verbindliche Normen für alle Bedienstesten festlegt.. | DV |
| Rechtsgrundlagen | Rechtgrundlagen sind allgemeine Grundlagen, die auf Handeln, Dulden oder Unterlassen verweisen und sich auf den Unternehmensverbund Neue Arbeit auswirken. z.B. Betriebsanweisungen. | RG |
Filtern & Suchen
Mit dem Filter können Sie die Dokumente nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Mandant, Dokumentenart, ... filtern.
Es kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
- Dokumentname
- Sie können beim Suchtext das Zeichen * für beliebige Zeichen verwenden, z.B. *vertrag findet alle Dokumentnamen, die mit "vertrag" enden
- Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt
- In der Auswahlliste über dem Suchtextfeld können Sie angeben, wie gesucht werden soll
- enthält - der Suchtext kann sich an beliebiger Stelle im Dokumentname befinden
- beginnt mit - findet alle Dokumente, bei denen der Name mit dem Suchtext beginnt
- endet mit - findet alle Dokumente, bei denen der Name mit dem Suchtext endet
- exakt - der Dokumentname muss exakt dem Suchtext entsprechen
- Schlagworte
- Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben "Schlagworte", um die Schlagwortsuche zu aktivieren
- Sie können festlegen, ob alle Schlagworte in dem Dokumenteneintrag enthalten sein müssen oder mindestens eines
- Sie können mehrere Schlagworte durch Klicken auswählen, klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn wieder aus der Auswahl
- Dokumentnummer
- Geben Sie hier die Nummer des Dokuments ein, sofern Sie Ihnen bekannt ist. Voranstehende Nullen können weggelassen werden (Dokument 00012 wird sowohl gefunden wenn Sie nach 12, als auch wenn Sie nach 00012 suchen.
- Mandant (Mehrfachauswahl)
- SNA = Sozialunternehmen Neue Arbeit gGmbH
- Ni = NintegrA gGmbH
- NAD = Neue Arbeit Dienstleistungsagentur GmbH
- EBI = Esslinger Beschäftigungs-Initiative gGmbH
- UvNA = Unternehmensverbund Neue Arbeit
- Dokumentenart (Mehrfachauswahl)
- Prozessdarstellung
- Arbeitsanweisung
- Checkliste
- Formblatt
- Informationsblatt
- Qualitätsmanagementhandbuch
- Vereinbarung / Vertrag
- Richtlinie
- Dienstvereinbarung
- Rechtsgrundlagen
- Gültigkeit
- Hier können Sie nach alle Dokumente suchen lassen oder wahlweise nur gültige oder ungültige
- verantwortlich
- Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben "verantwortlich", um die Suche nach der für ein Dokument verantwortlichen Person zu aktivieren
- Sie können mehrere Personen durch Klicken auswählen, klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn wieder aus der Auswahl
- Freigabe anfordern von
- Klicken Sie auf die Häkchenbox links neben "Freigabe anfordern von", um die Suche nach der Person die ein Dokument freigegeben hat zu aktivieren
- Sie können mehrere Personen durch Klicken auswählen, klicken auf einen ausgewählten Eintrag entfernt ihn wieder aus der Auswahl
- Version
- Sie können angeben, ob nur die aktuelle Version (Voreinstellung) oder alle Versionen der Dokumente angezeigt werden
- Entwurf
- nein - zeigt nur Dokumente an, die nicht im Entwurfsmodus sind (Voreinstellung)
- ja - zeigt alle Dokumente im Entwurfsmodus an
- alle - zeigt alle Dokumente unabhängig vom Entwurfsmodus an
- Extern
- nein - zeigt nur interne Dokumente an
- ja - zeigt nur externe Dokumente an
- alle - zeigt alle Dokumente an (Voreinstellung)
Dokument herunterladen
Dokument zu Favoriten hinzufügen
Das Dokument wird zur Ansicht Favoriten hinzugefügt. Falls das Dokument bereits als Favorit existiert erhalten Sie eine Meldung.
Die Dokumente in der Ansicht Favoriten sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht Dokumente verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird, müssen Sie die neue Version nicht erneut zu den Favoriten hinzufügen. In der Ansicht Favoriten wird immer die neueste Version angezeigt.
Favoriten
In der Ansicht "Favoriten" können Sie sich häufig benötigte Dokumente anzeigen lassen. Um Dokumente in die Favoriten aufzunehmen, müssen Sie in die Ansicht Dokumente wechseln. Die Vorgehensweise ist im Abschnitt Dokument zu Favoriten hinzufügen beschrieben.
In der Ansicht Favoriten gibt es nur 2 Aktionen. Bevor Sie eine Aktion ausführen müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
 |
Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht Dokumente im Abschnitt Dokument herunterladen |
 |
Entfernt den ausgewählten Eintrag von den Favoriten |
Die Dokumente in der Ansicht Favoriten sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht Dokumente verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird, müssen Sie die neue Version nicht erneut zu den Favoriten hinzufügen. In der Ansicht Favoriten wird immer die neueste Version angezeigt.
Datensatz erstellen
Zum Erstellen eines neuen Dokumenteneintrages klicken Sie im QmDMS auf die Schaltfläche
. Es wird eine neue Zeile ganz oben in der Tabelle angelegt.
Füllen Sie die notwendigen Spalten aus. Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung der Spalten.
| Spaltenbezeichnung | Beschreibung | Wert |
|---|---|---|
| Typ | Symbol des Dateityps (Word, Excel, PDF, ...), wird erst nach Anhängen eines Dokuments angezeigt. | |
| Mandant | Unternehmen des SNA-Verbundes, für welches das Dokument gültig ist. Der Mandant kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. | 
|
| Dokumentenart | Klassifizierung des Dokuments. Die Dokumentenart kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. | 
|
| DokumentNr. | Die Dokumentnummer wird vom System vergeben und ist eindeutig. | |
| Name | Der Dokumentname ist frei editierbar, sollte aber den Inhalt des Dokuments sinnvoll beschreiben. | |
| Version | Die Version wird vom System vergeben, beginnend mit Version V01. Eine neue Version wird wie in Neue Version erstellen beschrieben erstellt. | |
| extern | Legt fest, ob es sich um ein Dokument des SNA Verbundes oder um ein externes Dokument handelt. | ja/nein |
| gültig bis | Legt die Gültigkeit des Dokuments fest. | Datum |
| Entwurf | Hier kann angegeben werden, ob sich das Dokument noch in der Entwurfsphase befindet. | ja/nein |
| Erstellung von | Der Ersteller des Dokuments kann aus einer Liste ausgewählt werden. | 
|
| Erstellung am | Hier wird das Erstellungsdatum angegeben. | Datum |
| Freigabe anfordern von | Hier können Sie die Person auswählen, die das Dokument freigeben soll. | 
|
| Freigabe von | Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button  ausgefüllt. Freigeben darf nur die Person, von der die Freigabe angefordert wurde.Ausnahme sind Benutzer mit dem Recht "Fremdfreigabe". |
|
| Freigabe am | Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button ausgefüllt. |
|
| verantwortlich | Hier kann die Person ausgewählt werden, die für das Dokument verantwortlich ist (Pflege, Gültigkeit, ...). |
|
| Schlagwörter | Dem Dokument können mehrere Schlagwörter zugeordnet werden. Das kann das Filtern/Suchen erleichtern. Die Schlagwörter können durch Klicken an-/abgewählt werden. |
|
| Rechte schreiben | Hier geben Sie an, welche Benutzer/Gruppen Schreibrechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Schreibrechte auf den angemeldeten Benutzer beschränkt und müssen entsprechend erweitert werden. | 
|
| Rechte lesen | Hier geben Sie an, welche Benutzer/Gruppen Leserechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Leserechte auf die Gruppe "alle" gesetzt, so dass alle Benutzer lesenden Zugriff auf das Dokument haben. Sie können die Leserechte durch Auswahl entsprechender Benutzer/Gruppen einschränken. | Auswahl wie bei Rechte schreiben (s.o) |
| benachrichtigen | Hier können Sie Benutzer auswählen, die bei Änderungen per Mail benachrichtigt werden. | |
| Dok.-schutz | Hier können Sie angeben, ob das Dokument beim Herunterladen mit einem Dokumentenschutz (nur Ausfüllen von Formularen) versehen wird. Voreinstellung ist "ja". | ja/nein |
| Bemerkung | Ein freies Textfeld für weitere Informationen/Hinweise zu dem Dokument. | |
| Vollständiger Dokumentname | Hier wird der vollständige Dokumentname bestehend aus Dokumentenschlüssel und Name angezeigt. | |
 |
Beim Klicken auf dieses Symbol wird in einem Fenster die Änderungshistorie des Dokumentendatensatzes angezeigt. |
Wenn Sie alle notwendigen Felder ausgefüllt haben, müssen Sie den neuen Eintrag noch 
.
Solange in einer oder mehreren Spalte noch ein rotes 
mit Fehlermeldung angezeigt wird lässt sich der Dokumenteneintrag nicht speichern.
Beseitigen Sie alle Fehlermeldungen, um den Dokumenteneintrag zu können.
Dokument aus einer Vorlage erstellen
Wählen Sie im Menü Vorlage die entsprechende Datei des gewünschten Mandanten zu ihrer weiteren Bearbeitung. Achten Sie dabei auf das richtige Format, z.B. Quer- oder Hochformat. In dem Feld Beschreibung sind die gesetzten Standards kurz aufgelistet. Die Dateivorlagen für das Qualitätsmanagement sollten ausschließlich für typische QM Dokumente verwendet werden.
Durch doppelklicken der Zeile oder selektieren der Schaltfläche "Herunterladen" wird ihnen die ausgewählte Dateivorlage zum Öffnen mit der zugeordneten Anwendung angeboten.
Die Vorlagen haben eine vordefinierte Formatierung, welche nicht geändert werden sollte. In Word werden die gesetze Schrift (Trebuchet MS) und jeweiligen Schriftgrößen in dem geöffneten Dokument angezeigt. Des weiteren sind in der Kopf- und Fußzeile bereits das jeweilige Logo und der Dokumentenschlüssel eingefügt.
In Exceldokumenten muss der Dokumentenschlüssel manuell in der Fußzeile eingefügt werden sowie Schrift (Trebuchet MS) und passende Schriftgröße gewählt werden.
Dokument formatieren in Word
Die Formatierung eines Word Dokuments ist vorgegeben und in den vorhandenen Vorlagen im QmDMS bereits enthalten. Als Beispiel sind die verschiedenen Schriftgrößen in der Schrift Trebuchet MS für Titel, Überschrift, Hervorhebung oder normalen Text in Textfeldern dargestellt. Dies gilt auch für die Nummerierung oder Aufzählung. Im Tab „Formatvorlagen“ im Menü „Start“ können diese vordefinierten Formate ausgewählt und aktiviert werden (siehe Screenshot).
Ebenso sind die Bereiche Kopf- und Fußzeile vordefiniert und enthalten, z.B. Dokumententitel, Logo, Dokumentenschlüssel oder Seitennummerierung. Diese erscheinen auf jeder Seite. Sollte aber in der Fußzeile nur auf der ersten Seite noch ein Text eingefügt und angezeigt werden, dann sollten folgende Schritte befolgt werden:
- Fügen Sie den Text in die Fußzeile ein, indem Sie doppelt auf den unteren Rand der Seite klicken (siehe Screenshot)
- Wechseln Sie in den Tab "Seitenlayout" und klicken Sie auf "Umbrüche".
- Wählen Sie hier den Punkt "Nächste Seite". Diese Voreinstellung ist notwendig, damit die Fußzeile später nur auf einer Seite angezeigt wird (siehe Screenshot).
- Wenn auf den nächsten Seiten die Fußzeile erscheint, klicken Sie wiederum doppelt darauf. Entfernen Sie oben im Tab unter "Entwurf" den Haken bei "Mit vorheriger verknüpfen" (siehe Screenshot).
- Anschließend können Sie den Inhalt der Fußnote auf der Seite löschen, auf der die Fußzeile nicht angezeigt werden soll (siehe Screenshot).
Dokument anhängen
Nachdem Sie wie in Datensatz erstellen beschrieben einen neuen Dokumenteneintrag erstellt haben, müssen Sie nun noch das zugehörige Dokument (Word, Excel, PDF, ...) zum Dokumenteneintrag hinzufügen.
Verwenden Sie für Vorgaben in Word unbedingt die Dokumente aus den Vorlagen:
- dort ist in der Fußzeile bereits der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel hinterlegt
- die Vorgaben haben dann ein einheitliches Design
Dokumentenschlüssel
Bei Word-Dokumenten (doc, docx) kann das QmDMS den Dokumentenschlüssel (SNA-VB-...) beim Herunterladen des Dokuments in die Fußzeile eintragen, wenn Sie für den Dokumentenschlüssel den Platzhalter %Dokumentenschluessel% einfügen.
Das Ersetzen des Dokumentenschlüssels in dem Dokument funktioniert momentan nur bei Word-Dokumenten, wird aber mittelfristig auf Excel- und PowerPoint-Dokumente erweitert.
Für externe Word-Dokumente muss das Feld für den Dokumentenschlüssel manuell gesetzt werden. Der Vorgang vollzieht sich wie folgt:
- Das Textfeld
aus einer Vorlage in QmDMS "Dateivorlage QM" kopieren. - Im gewünschten Dokument die Fußzeile aktivieren.
- Das kopierte Textfeld im gewünschten Dokument in die Fußzeile einfügen.
- Eventuell die Positionierung des Textfeldes anpassen im Untermenü "Weitere Layoutoptionen".
Dokument hochladen
Vor dem Hochladen eines Dokuments zu einem Dokumenteneintrag muss der Dokumenteneintrag gespeichert sein.
Der Name, bis auf die Erweiterung (doc, docx, pdf, ...) des hochzuladenden Dokuments, ist vollkommen unerheblich. Der Dokumentname wird beim Herunterladen durch die Eintragungen Mandant, Dokumentenart, ... im Dokumenteneintrag gebildet.
Laden Sie das Dokument unbedingt ohne Dokumentenschutz hoch. Bei aktiviertem Dokumentenschutz kann der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel nicht ersetzt werden.
Es öffnet sich ein Windows-Dateidialog. Wählen Sie dort das Dokument aus, das angehängt werden soll.
Jetzt müssen Sie nur noch auf 
klicken, um die Datei zum Dokumenteneintrag hochzuladen.
In der ersten Spalte "Typ" sehen Sie anhand des Symbols, dass dem Dokumenteneintrag eine Datei zugeordnet ist und welchen Dateityp sie hat.
Neue Version erstellen
Originaldokument herunterladen
Wenn Sie eine neue Version eines Dokuments erstellen, ist es sinnvoll, mit der Originaldatei der Vorgängerversion zu arbeiten, da bei dem heruntergeladenen Dokument der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel ersetzt und der Dokumentenschutz aktiviert ist. Sie können die hochgeladene Originaldatei in dem Menü 
herunterladen.
Neue Version Dokumenteneintrag
Um bei einer Änderung eine neue Version des Dokuments zu erstellen, wählen Sie den Dokumenteneintrag und klicken Sie auf 
Es wird oben in der Tabelle ein neuer Dokumenteneintrag erstellt.
Die Versionsnummer wird um eins erhöht und folgende Spalten werden übernommen:
- Mandant
- Dokumentenart
- DokumentNr.
- Name
- extern
- Rechte schreiben
- Rechte lesen
- Dok.-schutz
Um den neuen Dokumenteneintrag zu speichern, müssen noch folgende Pflichtfelder ausgefüllt werden:
- Erstellung von
- Freigabe anfordern von
- verantwortlich
Wenn Sie die Daten vervollständigt haben, müssen Sie die neue Version des Dokumenteneintrags noch .
Dokument hochladen
Um die Erstellung der neuen Version abzuschließen, müssen Sie nun noch das neue Dokument zu dem Dokumenteneintrag hochladen, siehe Dokument hochladen.
Dokument freigeben
Ein Dokument freigeben darf immer nur die Person, die bei "Freigabe anfordern von" eingetragen ist.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Freigabe bestätigen müssen.
Nach dem Bestätigen der Freigabe wird das Feld "Freigabe anfordern von" geleert.
Nachweisdokumente
In der Ansicht "Nachweisdokumente" werden ausgefüllte Dokumente hochgeladen, deren Vorlagen aus der Ansicht Dokumente stammen, z.B. Protokolle.
In der Ansicht Nachweisdokumente stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor Sie eine Aktion ausführen, müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
|
Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht Dokumente im Abschnitt Dokument herunterladen |
|
Speichert alle Änderungen die in der Tabelle gemacht wurde. In der Ansicht "Nachweisdokumente" können jedoch nur Änderungen in der Spalte "Leserechte" vorgenommen werden. Alle anderen Daten in den Spalten ergeben sich aus dem hochgeladenen Dokument. |
|
Entfernt den ausgewählten Eintrag von den Nachweisdokumenten |
 |
Öffnet ein Fenster zum Hochladen eines Nachweisdokuments, siehe Nachweisdokument hochladen |
Nachweisdokument hochladen
Um ein Nachweisdokument hochzuladen, klicken Sie auf . Es öffnet sich ein Fenster.
Das System versucht nun, den Dokumentenschlüssel der Datei zu ermitteln:
- Das System prüft, ob der Dokumentenschlüssel in dem Feld "Betreff" der Word Dokumenteneigenschaften vorhanden ist. Wenn Sie ein Dokument aus der Ansicht Dokumente herunterladen, wird der Dokumentenschlüssel dort eingetragen.
- Das System versucht, den Dokumentenschlüssel aus dem Dateinamen zu ermitteln:
- Wenn das System den Dokumentenschlüssel nicht ermitteln kann, müssen Sie den Dokumentenschlüssel manuell eingeben:
Wenn der Dokumentenschlüssel erkannt wurde oder Sie ihn manuell eingegeben haben, müssen Sie noch auf 
klicken, um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen.
Die Leserechte werden vom entsprechenden Eintrag (Dokumentenschlüssel) der Ansicht Dokumente übernommen, wenn das System den Dokumentenschlüssel erkennt. Sie können die Leserechte aber jederzeit anpassen.
Vorlagen
Die Ansicht Vorlagen dient zum Ablegen von Dokumentenvorlagen für QM-Dokumente, Briefvorlagen, PowerPoint-Vorlagen und Logos.
In der Ansicht Vorlagen stehen ihnen 4 Aktionen zur Verfügung. Bevor Sie eine Aktion ausführen, müssen Sie einen Eintrag in der Liste auswählen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
|
Lädt das zum Eintrag zugehörige Dokument herunter, siehe auch Beschreibung in der Ansicht Dokumente im Abschnitt Dokument herunterladen |
|
Speichert alle Änderungen die in der Tabelle gemacht wurden. In der Ansicht Vorlagen können jedoch nur Änderungen in der Spalte "Beschreibung" vorgenommen werden. Alle anderen Daten in den Spalten ergeben sich aus dem hochgeladenen Dokument. |
|
Entfernt den ausgewählten Eintrag von den Vorlagen |
|
Öffnet ein Fenster zum Hochladen einer Vorlage, siehe Vorlage hochladen |
Vorlage hochladen
Um eine Vorlage hochzuladen, klicken Sie auf . Es öffnet sich ein Fenster.
Die Datei wird in das Feld "Datei" übernommen. Wählen Sie nun noch die Vorlagenart aus:
- Dateivorlage QM
- Briefvorlage
- Logo
- Powerpoint Vorlagen
Optional können Sie noch eine Beschreibung eingeben.
Klicken Sie abschließend auf um das Dokument in die Tabelle zu übernehmen.
