QmDMS
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Anwendung aufrufen
Die Anwendung QmDMS ist eine Web-Anwendung. Starten sie einen Browser und rufen sie folgenden Link auf
https://apps.neuearbeit.de/QmDMS
Melden sie sich mit den Zugangsdaten, die sie von der EDV erhalten haben an.
Dokumente
Aufruf
Die Ansicht Dokumente ist die Startansicht nach erfolgreicher Anmeldung. Sie sehen dort die Dokumente entsprechend ihren Benutzerrechten.
Dokument herunterladen
Dokument zu Favoriten hinzufügen
Das Dokument wird zur Ansicht Favoriten hinzugefügt. Falls das Dokument bereits bereits als Favorit existiert erhalten sie eine Meldung.
Die Dokumente in der Ansicht Favoriten sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht Dokumente verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird müssen sie die neue Version nicht erneut zu den Favoriten hinzufügen. In der Ansicht Favoriten wird immer die neueste Version angezeigt.
Dokument erstellen
Zum Erstellen eines neuen Dokumenteneintrages im QmDMS auf den Schaltfläche
. Es wird eine neue Zeile ganz oben in der Tabelle angelegt.
Füllen sie notwendigen Spalten aus. Nachfolgend finden sie eine Aufstellung der Spalten.
| Spaltenbezeichnung | Beschreibung | Wert |
|---|---|---|
| Typ | Symbol des Dateityps (Word, Excel, PDF, ...), wird erst nach Anhängen eines Dokuments engezeigt | |
| Mandant | Unternehmen des SNA-Verbundes für welches das Dokument gültig ist. Der Mandant kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. | 
|
| Dokumentenart | Klassifizierung des Dokuments. Die Dokumentenart kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden. | 
|
| DokumentNr. | Die Dokumentnummer wird vom System vergeben und ist eindeutig. | |
| Name | Der Dokumentname ist frei editierbar, sollte aber den Inhalt des Dokuments sinnvoll beschreiben. | |
| Version | Die Version wird vom System vergeben, beginnend ab Version V01. Eine neue Version wird wie in Neue Version erstellen beschrieben erstellt. | |
| extern | Legt fest ob es sich um ein Dokument des SNA Verbundes oder um ein externes Dokument handelt. | ja/nein |
| gültig bis | Legt die Gültigkeit des Dokuments fest. | Datum |
| Entwurf | Hier kann angegeben werden ob sich das Dokument noch in der Entwurfsphase befindet. | ja/nein |
| Erstellung von | Der Ersteller des Dokuments kann aus einer Liste ausgewählt werden. | 
|
| Erstellung am | Hier wird das Erstellungsdatum angegeben. | Datum |
| Freigabe anfordern von | Hier können sie die Person auswählen, die das Dokument freigeben soll. | 
|
| Freigabe von | Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button  eingetragen. Freigeben darf nur die Person, von der die Freigabe angefordert wurde.Ausnahme sind Benutzer mit dem Rechte "Fremdfreigabe". |
|
| Freigabe am | Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button eingetragen. |
|
| verantwortlich | Hier kann die Person ausgewählt werden, die für das Dokument verantwortlich ist (Pflege, Gültigkeit, ...). |
|
| Schlagwörter | Dem Dokument können mehrere Schlagwörter zugeordnet werden. Das kann das Filtern/Suchen erleichtern. Die Schlagwörter können durch Klicken an-/abgewählt werden. |
|
| Rechte schreiben | Hier geben sie an welche Benutzer/Gruppen Schreibrechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Schreibrechte auf den angemeldeten Benutzer beschränkt und müssen entsprechend erweitert werden. | 
|
| Rechte lesen | Hier geben sie an welche Benutzer/Gruppen Leserechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Leserechte auf die Gruppe "alle" gesetzt, so dass alle Benutzer lesenden Zugriff auf das Dokument haben. Sie können die Leserechte durch Auswahl entsprechender Benutzer/Gruppen einschränken. | Auswahl wie bei Rechte schreiben (s.o) |
| benachrichtigen | Hier können sie Benutzer auswählen, die bei Änderungen per Mail benachrichtigt werden. | |
| Dok.-schutz | Hier können sie angeben ob das Dokument bei dem Herunterladen mit einem Dokumentenschutz (nur Ausfüllen von Formularen) versehen wird. Voreinstellung ist "ja". | ja/mein |
| Bemerkung | Ein freies Text für weitere Informationen/Hinweise zu dem Dokument. | |
| Vollständiger Dokumentname | Hier wird der vollständige Dokumentname bestehend aus Dokumentenschlüssel und Name angezeigt. | |
 |
Beim Klicken auf dieses Symbol wird in einem Fenster die Änderungshistorie des Dokumentendatensatzes angezeigt. |
Wenn sie alle nötigen Felder ausgefüllt haben müssen sie den neuen Eintrag noch 
.
Solange in einer oder mehreren Spalte noch ein rotes 
mit Fehlermeldung angezeigt wird lässt sich der Dokumenteneintrag nicht speichern.
Beseitigen sie alle Fehlermeldung um den Dokumenteneintrag zu können.
Dokument anhängen
Nachdem sie wie in Dokument erstellen beschrieben einen neuen Dokumenteneintrag erstellt haben müssen sie nun noch das zugehörige Dokument (Word, Excel, PDF, ...) zu dem Dokumenteneintrag hinzufügen.
Dokumentenschlüssel
Bei Word-Dokumenten (doc, docx) kann das QmDMS den Dokumentenschlüssel (SNA-VB-...) beim Heruterladen des Dokuments in die Fußzeile eintragen, wenn sie für den Dokumentenschlüssel den Platzhalter %Dokumentenschluessel% einfügen.
Das Ersetzen des Dokumentenschlüssels in dem Dokument funktioniert momentan nur bei Word-Dokumenten, wird aber mittelfristig auf Excel- und PowerPoint-Dateien erweitert.
Dokument hochladen
Vor dem Hochladen eines Dokumentes zu einem Dokumenteneintrag muss der Dokumenteneintrag gespeichert sein.
Der Name, bis auf die Erweiterung (doc, docx, pdf, ...) des hochzuladenden Dokuments ist vollkommen unerheblich. Der Dokumentname wird beim Herunterladen durch die Eintragungen Mandant, Dokumentenart, ... in dem Dokumenteneintrag gebildert.
Laden sie das Dokument unbedingt ohne Dokumentenschutz hoch. Bei aktiviertem Dokumentenschutz kann der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel nicht ersetzt werden.
Es öffnet sich ein Windows-Dateidialog. Wählen sie dort das Dokument aus, dass angehängt werden soll.
Jetzt müssen sie nur noch auf 
klicken um die Datei zu dem Dokumenteneintrag hochzuladen.
In der ersten Spalte "Typ" sehen sie anhand des Symbols, dass dem Dokumenteneintrag eine Datei zugeordnet ist und welchen Dateityp sie hat.
Neue Version erstellen
Um bei einer Änderung eine neue Version des Dokumentes zu ertellen wählen sie den Dokumenteneintrag und klicken sie auf 
Es wird oben in der Tabelle ein neuer Dokumenteneintrag erstellt.
Die Versionsnummer wird um eins erhöht und folgende Spalten werden übernommen:
- Mandant
- Dokumentenart
- DokumentNr.
- Name
- extern
- Rechte schreiben
- Rechte lesen
- Dok.-schutz
Um den neuen Dokumenteneintrag zu speichern müssen noch folgende Pflichtfelder ausgefüllt werden:
- Erstellung von
- Freigabe anfordern von
- verantwortlich
Wenn sie die Daten vervollständigt haben müssen sie die neue Version des Dokumenteneintrags noch .
Dokument hochladen
Um die Erstellung der neuen Version abzuschließen müssen sie nun noch das neue Dokument zu dem Dokumenteneintrag hochladen, siehe Dokument hochladen.
Originaldokument herunterladen
Wenn sie eine neue Version eines Dokuments erstellen ist es sinnvoll mit der Originaldatei der Vorgängerversion zu arbeiten, da bei dem heruntergeladenen Dokument der Platzhalter für den Dokumentenschlüssel ersetzt und der Dokumentenschutz aktiviert ist. Sie können die hochgeladene Originaldatei in dem Menü 
herunterladen.
Dokument freigeben
Ein Dokument freigeben darf immer nur die Person, die bei "Freigabe anfordern von" eingetragen ist.
