QmDMS

Anwendung aufrufen

Die Anwendung QmDMS ist eine Web-Anwendung. Starten sie einen Browser und rufen sie folgenden Link auf

https://apps.neuearbeit.de/QmDMS

Melden sie sich mit den Zugangsdaten, die sie von der EDV erhalten haben an.

Dokumente

Aufruf

Die Ansicht Dokumente ist die Startansicht nach erfolgreicher Anmeldung. Sie sehen dort die Dokumente entsprechend ihren Benutzerrechten.

Abbildung 1: Ansicht Dokumente

Dokument herunterladen

Abbildung 2: Dokument herunterladen

Dokument zu Favoriten hinzufügen

Abbildung 3: Dokument zu Favoriten hinzufügen

Das Dokument wird zur Ansicht Favoriten hinzugefügt. Falls das Dokument bereits bereits als Favorit existiert erhalten sie eine Meldung.

Die Dokumente in der Ansicht Favoriten sind über die eindeutige Dokumentnummer mit der Ansicht Dokumente verknüpft. Falls eine neue Version von dem Dokument erstellt wird müssen sie die neue Version nicht erneut zu den Favoriten hinzufügen. In der Ansicht Favoriten wird immer die neueste Version angezeigt.

Dokument erstellen

Zum Erstellen eines neuen Dokumenteneintrages im QmDMS auf den Schaltfläche. Es wird eine neue Zeile ganz oben in der Tabelle angelegt.

Abbildung 4: neues Dokument erstellen

Füllen sie notwendigen Spalten aus. Nachfolgend finden sie eine Aufstellung der Spalten.

Spaltenbezeichnung	Beschreibung	Wert
Typ	Symbol des Dateityps (Word, Excel, PDF, ...), wird erst nach Anhängen eines Dokuments engezeigt
Mandant	Unternehmen des SNA-Verbundes für welches das Dokument gültig ist. Der Mandant kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden.
Dokumentenart	Klassifizierung des Dokuments. Die Dokumentenart kann aus einer Liste (siehe rechts) ausgewählt werden.
DokumentNr.	Die Dokumentnummer wird vom System vergeben und ist eindeutig.
Name	Der Dokumentname ist frei editierbar, sollte aber den Inhalt des Dokuments sinnvoll beschreiben.
Version	Die Version wird vom System vergeben, beginnend ab Version V01. Eine neue Version wird wie in Neue Version erstellen beschrieben erstellt.
extern	Legt fest ob es sich um ein Dokument des SNA Verbundes oder um ein externes Dokument handelt.	ja/nein
gültig bis	Legt die Gültigkeit des Dokuments fest.	Datum
Entwurf	Hier kann angegeben werden ob sich das Dokument noch in der Entwurfsphase befindet.	ja/nein
Erstellung von	Der Ersteller des Dokuments kann aus einer Liste ausgewählt werden.
Erstellung am	Hier wird das Erstellungsdatum angegeben.	Datum
Freigabe anfordern von	Hier können sie die Person auswählen, die das Dokument freigeben soll.
Freigabe von	Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button eingetragen. Freigeben darf nur die Person, von der die Freigabe angefordert wurde. Ausnahme sind Benutzer mit dem Rechte "Fremdfreigabe".
Freigabe am	Dieses Feld ist nicht editierbar. Es wird über den Button eingetragen.
verantwortlich	Hier kann die Person ausgewählt werden, die für das Dokument verantwortlich ist (Pflege, Gültigkeit, ...).
Schlagwörter	Dem Dokument können mehrere Schlagwörter zugeordnet werden. Das kann das Filtern/Suchen erleichtern. Die Schlagwörter können durch Klicken an-/abgewählt werden.
Rechte schreiben	Hier geben sie an welche Benutzer/Gruppen Schreibrechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Schreibrechte auf den angemeldeten Benutzer beschränkt und müssen entsprechend erweitert werden.
Rechte lesen	Hier geben sie an welche Benutzer/Gruppen Leserechte auf das Dokument haben. Bei der Neuanlage sind die Leserechte auf die Gruppe "alle" gesetzt, so dass alle Benutzer lesenden Zugriff auf das Dokument haben. Sie können die Leserechte durch Auswahl entsprechender Benutzer/Gruppen einschränken.	Auswahl wie bei Rechte schreiben (s.o)
benachrichtigen	Hier können sie Benutzer auswählen, die bei Änderungen per Mail benachrichtigt werden.
Dok.-schutz	Hier können sie angeben ob das Dokument bei dem Herunterladen mit einem Dokumentenschutz (nur Ausfüllen von Formularen) versehen wird. Voreinstellung ist "ja".	ja/mein
Bemerkung	Ein freies Text für weitere Informationen/Hinweise zu dem Dokument.
Vollständiger Dokumentname	Hier wird der vollständige Dokumentname bestehend aus Dokumentenschlüssel und Name angezeigt.
	Beim Klicken auf dieses Symbol wird in einem Fenster die Änderungshistorie des Dokumentendatensatzes angezeigt.

Wenn sie alle nötigen Felder ausgefüllt haben müssen sie den neuen Eintrag noch .

Solange in einer oder mehreren Spalte noch ein rotes mit Fehlermeldung angezeigt wird lässt sich der Dokumenteneintrag nicht speichern.

Abbildung 5: Dokument Validität und Plausibilität

Beseitigen sie alle Fehlermeldung um den Dokumenteneintrag zu können.

Dokument anhängen

Nachdem sie wie in Dokument erstellen beschrieben einen neuen Dokumenteneintrag erstellt haben müssen sie nun noch das zugehörige Dokument (Word, Excel, PDF, ...) zu dem Dokumenteneintrag hinzufügen.