GPS-Flottenportal

In der Neuen Arbeit sollen in Zukunft alle Fahrzeuge im Pool durch Einbau von GPS-Empfängern auf ein elektronisches Fahrtenbuchsystem umgestellt werden. Diese Technik bietet den Vorteil, dass alle Fahrtenbuchdaten im dazugehörigen GPS-Flottenportal übersichtlich dargestellt werden und dass einige der aufzeichnungspflichtigen Daten vom System automatisch oder halbautomatisch eingetragen werden. Diese Dokumentation soll die Verwaltungsaufgaben beschreiben, die trotz der Hilfen des Systems noch nötig sind und einige Funktionen zeigen, die die Arbeit sehr erleichtern können.

Aufbau der Benutzeroberfläche

Die Weboberfläche der GPS-Flottenportals enthält zwei Bereiche, die durch verschiedene Karteireiter erreichbar sind:

• Das Fahrtenbuch: Hier werden die regelmäßigen Verwaltungsaufgaben durchgeführt.
• Die Ortung: Hier werden die Standorte verwaltet und es gibt Möglichkeiten zur Fahrzeugortung.

Unter dem Reiter Fahrtenbuch gibt es zwei wichtige Bedienungselemente, die in Abbildung 1 rot umrandet sind. Oben finden Sie das Auswahlmenü für die verschiedenen Fahrzeuge. Die restliche Bedienoberfläche bezieht sich dann auf das oben ausgewählte Fahrzeug und stellt die verschiedenen Fahrten in einer Tabelle dar. Im rechten Bereich jeder Fahrtenbuchzeile finden sich Symbole für verschiedene Aktionen, wie beispielsweise das Bearbeiten der Daten oder das Betrachten der gefahrenen Route.

Abbildung 1: Fahrtenbuch

Unter dem Reiter Ortung finden sich Listen von gespeicherten Fahrzeugen, Fahrern und Standorten, das Auswahlwerkzeug ist in Abbildung 2 rot umrandet. Wird in diesen Listen ein Eintrag markiert, erscheint der momentane Ort auf der Karte rechts. Zudem können die Einträge durch einen Rechtsklick bearbeitet oder neu angelegt werden.

Abbildung 2: Ortung

Regelmäßige Verwaltungsaufgaben

Damit das eFahrtenbuch das schriftlich geführte Fahrtenbuch ersetzen kann, muss es nach den Richtlinien des Finanzamts die gleichen Informationen enthalten, wie sie in einem entsprechenden schriftlich geführten Fahrtenbuch enthalten wären. Das sind konkret die folgenden Punkte:

• Datum,
• Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt,
• Fahrer
• Reiseziel,
• Fahrtgrund und
• aufgesuchter Geschäftspartner.

Wenn diese Angaben alle aus dem elektronischen Fahrtenbuch ersichtlich sind kann auf das handschriftliche Führen eines Heftes verzichtet werden. Datum, Kilometerstand und Fahrer werden von der Software für jede Fahrt automatisch eingetragen, die restlichen Angaben müssen regelmäßig nachgetragen oder überprüft werden. Der Dialog für die Bearbeitung ist in den einzelnen Fahrtenbuchzeilen unter dem Symbol Bearbeiten zu finden. Die Fahrtenbuchsoftware zeichnet dabei auf, welche Einträge wann und von wem verändert wurden.

Wichtig: Die Vervollständigung des Fahrtenbuchs muss zeitnah geschehen. Auf der sicheren Seite ist man dabei nur, wenn das Fahrtenbuch zum Ende jedes Arbeitstags vollständig ausgefüllt ist.

Reiseziel

Die Fahrtenbuchsoftware führt ein Verzeichnis der dem System bekannten Standorte, zusammen mit den zugehörigen GPS-Koordinaten und einem einstellbaren Erfassungsbereich. Wenn ein Fahrzeug in einem der Erfassungsbereiche abgestellt wird, speichert das System den zugeordneten Standort als Reiseziel der Fahrt. Wenn das Fahrzeug allerdings an einem Ort abgestellt wird, der dem System unbekannt ist, speichert es als Reiseziel die zu den GPS-Koordinaten am besten passende Adresse. In diesem Fall muss das Reiseziel per Hand korrigiert werden.

Wichtig: Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, müssen für jedes Reiseziel eine Bezeichnung und die genaue Adresse angegeben werden.

Fahrtgrund

Falls bei einem gespeicherten Standort immer der gleiche Fahrtgrund vorliegt, kann diese Information auch dort gespeichert werden. In diesem Fall trägt das System für Fahrten, die an diesem Standort enden automatisch auch die hinterlegten Informationen ein. Wenn allerdings wechselnde Fahrtgründe für einen Standort vorliegen, müssen die Informationen für jede Fahrt per Hand nachgetragen werden. Eine mögliche Erleichterung ist dabei, dass das System alle vom Benutzer bereits gespeicherten Fahrtgründe im Auswahlmenü anbietet.

Geschäftspartner

Beim Eintragen des Geschäfts- bzw. Ansprechpartners treffen ähnliche Überlegungen zu wie beim Fahrtgrund. Auch hier kann eventuell ein fester Wert bei den Standorteinstellungen vorgegeben werden. Im Unterschied zu den Fahrtgründen bietet das System hier allerdings kein Auswahlmenü an.

Standortverwaltung

Es empfiehlt sich, alle bekannten Reiseziele - möglichst bevor sie das erste Mal angefahren werden - im System als Standorte anzulegen. Den Dialog zum Erstellen eines neuen Standorts finden Sie in Abbildung 3.

Abbildung 3: Anlegen eines Standorts

Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Details zum neuen Standort eingegeben werden können (Abbildung 4). Bezeichnung und Anschrift sollten komplett ausgefüllt werden, eventuell auch die Felder Ansprechpartner und Fahrtgrund/Zweck (siehe dazu das Kapitel Regelmäßige Verwaltungsaufgaben).

Abbildung 4: Standorterstellung

Ein vollständig erfasster Standort kann dann beispielsweise aussehen wie in Abbildung 5.

Abbildung 5: Standort, bearbeitet

Bearbeiten eines Standorts

Unter dem Auswahlpunkt Standorte im Karteireiter Ortung (vgl. Abbildung 2) findet sich eine Auflistung aller im System gespeicherten Standorte. Mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Standort und der Auswahl von Standort bearbeiten kann der Bearbeitungsdialog (Abbildung 6) aufgerufen werden.

Abbildung 6: Bearbeitungsdialog

Hier sehen Sie neben den Pflichtangaben zum Standort auch eine Karte mit seiner Position und seinem Erfassungsbereich, der grün eingefärbt ist. Diesen Erfassungsbereich können Sie durch ziehen mit der Maus an den Punkten auf der Umrandung ändern. Dies ist beispielsweise dann nützlich, wenn die Parkplätze weiter von einem Gebäude entfernt sind und der Standort deshalb nicht als Reiseziel erfasst wird.

Fahrzeugortung

Der GPS-Empfänger in den Fahrzeugen ermöglicht neben der Fahrtenbuchführung auch eine Ortung der Fahrzeuge in Echtzeit. Der Aufenthaltsort ist auf der Karte in der Ortungsansicht zu sehen, wenn das Kästchen neben dem Fahrzeug angehakt wird. Diese Funktion ist beispielsweise dann nützlich, wenn ein Fahrzeug gestohlen wurde oder aus sonstigen Gründen in der Zentrale gesucht wird.

Wichtig: Eine permanente und allgemeine Kontrolle der Fahrer mit Hilfe des Ortungssystems ist aus datenschutz- sowie arbeitsrechtlichen Gründen unzulässig.